FAQ

Digitale Wahlen mit teambits durchführen

Voraussetzungen

Unsere Satzung sieht eine digitale Wahl nicht explizit vor. Habe ich die Möglichkeit diese doch digital durchzuführen?

In der besonderen Situation der Pandemie hat der Gesetzgeber den Verantwortlichen von Kapitalgesellschaften, Genossenschaften und vereinsrechtlich verfassten Organisationen besondere Rechte zugestanden. Der Spitze Ihrer Organisation ist freigestellt, die Entscheidung für eine digitale Wahl zu treffen. Auch, wenn die Satzung diese Möglichkeit nicht explizit vorsieht.

Den Beschluss für eine virtuelle Versammlung mit digitalen Wahlen trifft typischerweise der Vorstand. Lassen Sie sich im Zweifel vom Justiziar Ihrer Organisation, einem Anwalt oder von Mitarbeiter:innen Ihres Dachverbands beraten.

Welche technischen Voraussetzungen für digitale Wahlen mit teambits müssen gegeben sein?

Für elektronische Abstimmungen benötigen Teilnehmer:innen in Versammlungen vor Ort ein internetfähiges Endgerät (Smartphone, Tablet oder Laptop) und Kenntnis, den Browser des eigenen Gerätes zu bedienen. Angesichts der Verbreitung der Geräte in der Bevölkerung ist diese Voraussetzung in aller Regel erfüllt – und zwar für Teilnehmer:innen jeden Alters. Weitere Angaben zu Betriebssystemen und Browsern finden Sie hier.

Die Teilnehmer:innen

  • öffnen den Browser ihres Geräts,
  • besuchen die von der Versammlungsleitung für die Versammlung bekannt gegebene Webadresse und
  • geben sich als wahlberechtigt zu erkennen anhand eines persönlichen Kennworts.

Das Gleiche gilt für Sie als Versammlungsleitung oder Mitglied der Wahlkommission. Auch Sie benötigen ein internetfähiges Endgerät und eine Internetverbindung, um den Ablauf der Veranstaltung zu steuern.

Kann man teambits in ein vorhandenes Kunden-/Mitgliederportal einbinden und könnten vorhandene Daten in teambits genutzt werden?

Die teambits-Teilnehmeransicht kann per iframe in das Mitgliederportal eingebunden werden.

Mittels einer teambits API gibt es die Möglichkeit zur Übergabe von Login-Daten, Stimmgewicht usw. durch Ihr Portal an die teambits-Software. So würden die Teilnehmenden beim Anmelden für die teambits-Teilnehmeransicht automatisch erkannt und autorisiert, entsprechend der im Portal vorhandenen Daten.
In diesem Fall entfiele die Hinterlegung von Daten mittels Teilnehmerliste, denn diese Daten würden automatisch von Ihrem Portal an teambits übergeben.

Teilnehmer einladen

Wie kann ich Teilnehmer zu einer digitalen Wahl mit teambits einladen?

Zur Wahrung der satzungskonform erforderlichen Schriftform sowie der Einladungsfrist wird an die Mitglieder jeweils persönlich per Email oder per Brief eine Einladung versendet.

Das Einladungsschreiben

Im Falle der Nutzung der teambits Software wird in Vorbereitung dieses Einladungsschreibens ein "Meeting" innerhalb der Software angelegt, wodurch die eindeutige Adresse (URL) der Teilnehmeransicht dieses Meetings erzeugt wird, über die die Teilnehmer bei den satzungskonformen Abstimmungen teilnehmen. Diese Adresse besteht aus der Domain Ihres Servers, gefolgt von einer neunstelligen Meeting-Identifikationsnummer (https://vereinsname.teambits.e...). Sofern es die Satzung zulässt, kann das Meeting in der teambits-Software auch erst später, d.h. unabhängig von der formellen Einladung versendet werden. In diesem Fall kann die formal fristgerechte Einladung natürlich noch nicht den Einladungslink auf das teambits-Meeting enthalten.

Mit dem Einladungsschreiben (oder wahlweise mit einem Folgeschreiben) wird dem einzelnen Mitglied Folgendes mitgeteilt:

  1. Die Adresse (URL) der Teilnehmeransicht
  2. Die PIN/das persönliche Kennwort (Es empfiehlt sich der Hinweis, dass PIN/Kennwort geheim zu halten sind [ähnlich den Zugangsdaten für z.B. Online-Banking])
So melden sich Teilnehmer an

Der eingeladene Teilnehmer hat sodann die Möglichkeit, die Adresse (URL) der Teilnehmeransicht im Browser eines beliebigen Geräts zu öffnen und sich unter Angabe seiner PIN oder seines Kennworts zu authentifizieren. Eine Authentifikation ist nur einmal notwendig und bleibt über alle Phasen der Versammlung hinweg bestehen.

Wie ist mit teambits sichergestellt, dass Teilnehmer nur einmal abstimmen können?

Eine Vervielfachung der Stimmrechte durch die Anmeldung an mehreren Geräten ist ausgeschlossen, da der Server zwar die Anmeldung mit mehreren Geräten zulässt, jedoch je Wahlgang nur ein einzelne Stimmabgabe über eines der am Server angemeldeten Geräte zulässt. Sollte also ein Teilnehmer mehrere Geräte parallel nutzen, wird er nur an einem der Geräte abstimmen können und er wird hierfür auf allen anderen Geräten gesperrt werden. Eine Hintergehung dieses Mechanismus (etwa durch Löschen des Browser-Caches o.ä.) ist technisch nicht möglich.

Das Wählerverzeichnis

Welche Möglichkeiten zum Anlegen und Verwalten eines Wählerverzeichnisses hat man in der teambits Software?

Autorisierte Bediener:innen der Software (bspw. der Wahlleiter oder die Wahlleiterin) hinterlegen in teambits eine Liste aller Teilnehmer:innen. Es gibt 2 Möglichkeiten diese Übersicht aller Teilnehmer:innen zu erstellen:

  1. Teilnehmende anlegen per Excel-Teilnehmerliste
  2. Teilnehmende im MCC anlegen im Tab Teilnehmer

Mit der Teilnehmer-Liste verwalten Sie Ihr Wählerverzeichnis. Wichtige Parameter der Teilnehmerliste sind: ID, PIN, Vor- und Nachname, Geschlecht, Kategorie und Stimmgewicht.

Wie legt man das Wählerverzeichnis mit Excel an?

Der schnellste Weg, ein Wählerverzeichnisses in teambits anzulegen, ist das Erstellen und Hochladen einer Excel-Teilnehmerliste. Dies empfiehlt sich besonders bei großen Teilnehmerzahlen.

BEISPIEL EINER EXCEL-TEILNEHMERLISTE

In der Excel-Teilnehmerliste kann je Teilnehmer:in Folgendes definiert werden:

  • ID: Fortlaufende, eindeutige Zahl
  • Vor- und Nachname: Spaltenname "firstname" und "lastname" (die ehemaligen Spaltennamen "Vorname" und "Nachname" werden auch noch akzeptiert)
  • PIN: Eine persönliche Identifkationsnummer (PIN), ein Kennwort oder ein sonstiges, nur dem Teilnehmenden bekanntes Merkmal zur Authentifikation
  • Für den Versand notwendigen Adressinformationen: E-Mail-Adressen oder Postanschrift
  • Evtl. Kategorie ("categorie"): Stimmberechtigung oder andere Gruppenzuordnung (Vorstand, Delegierte, Anwesenheitsberechtigte) Übrigens: teambits ermöglicht auch eine Übertragung der Stimmberechtigung.
  • Evtl. Stimmgewicht des Stimmberechtigten ("votingweight"): Hier wird selbiges als ganze Zahl definiert. Auch der frühere Spaltenname "Stimmgewicht" wird noch akzeptiert.
  • Evtl. Geschlecht

In der Teilnehmerliste Spalte "categories" teilen Sie die Teilnehmer:innen in Benutzergruppen ein. Wählen Sie Bezeichnungen, die in Ihren Kontext passen. (z.B. Stimmberechtigt, Vorstand, Delegierter, Ortsvorstand, Gast). Hier wird auch die Stimmberechtigung angegeben. Der Default-Wert ist "Stimmberechtigt". Personen, bei denen hier kein Wert gesetzt wurde, sind in der Wahl nicht stimmberechtigt und bekommen die Wahl-Abstimmung nicht angezeigt. Es können auch mehrere Werte mit Komma getrennt gesetzt werden (z.B. Delegierter, Ortsvorstand).

Hier ein Beispiel einer Teilnehmer-Liste für digitale Wahlen:

Excel Teilnehmerliste

Wie kommt die Excel-Teilnehmerliste als Wählerverzeichnis in die teambits Software?

Sie können sich eine Excel-Teilnehmerliste als Vorlage herunterladen im MCC -> Tab Teilnehmer -> Button "Liste herunterladen". Hier sehen Sie, wie die Excel-Liste aufgebaut sein sollte. So können Sie die Teilnehmerliste für Ihre Veranstaltung selbst erstellen. Die fertig bearbeitete Liste können Sie im Tab "Teilnehmer" im MCC > Button "Liste hochladen" als Excel-Datei hochladen.

In älteren Versionen (< Version 8.1) können Sie die Liste über das Dropdown oben rechts hochladen: Dropdown > Menüpunkt „Inhalte“ > „Teilnehmer“ > „Excel Datei hochladen“ > Button „Live schalten“> mit „Ja“ bestätigen.

Wie legt man das Wählerverzeichnis in der teambits Bedienoberfläche Meeting Control Center (MCC) an?

Seit Version 8.1 verfügbar

Übersicht im Meeting Control Center (MCC)

Teilnehmerliste mmc

Hier können Sie Teilnehmer:innen Ihrer Veranstaltung anlegen und Sie behalten eine klar strukturierte Übersicht.

Sie können Teilnehmende:

  • anlegen
  • bearbeiten
  • abmelden
  • löschen
  • mit Sternchen als Favorit markieren
  • Excel-Teilnehmerlisten importieren

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, jederzeit eine aktuelle Teilnehmerliste als Excel-oder CSV-Datei zu exportieren.

Dialog: Teilnehmer bearbeiten

teambits Teilnehmer bearbeiten


Im Dialog "Teilnehmer bearbeiten" erstellen und bearbeiten Sie verschiedene Eigenschaften der Teilnehmer:innen Ihrer Veranstaltung. Im Übrigen sind dies die gleichen Eigenschaften wie in der Excel-Teilnehmerliste.

Login-Eigenschaften

In diesem Abschnitt werden die Eigenschaften angezeigt, die unter Allgemeine Infos > Informationen zur Teilnahme als Login-Zugangsdaten oder als Eigenschaften für die URL-basierte Authentifizierung konfiguriert sind.

Vordefinierte Eigenschaften

Dieser Abschnitt beinhaltet Benutzereigenschaften, die oft genutzt werden oder eine besondere Bedeutung haben. Zum Beispiel: Name, Email-Adresse, Kategorie, Stimmgewicht oder Favorit.

Weitere Eigenschaften

In diesem Abschnitt können beliebige, weitere Eigenschaften konfiguriert werden. Wird der Name einer Eigenschaft geändert, die bereits für andere Teilnehmer:innen verwendet wird, wird einen neue Eigenschaft angelegt und der Wert für diesen Benutzer auf die neue Eigenschaft übertragen.

Kann man mit teambits Wahlen mit verschiedener Stimmgewichtung arbeiten?

teambits sieht vor, das Stimmgewicht in der Excel-Teilnehmerliste (in einer Spalte mit dem Namen "votingweight") als ganze Zahl zu hinterlegen. Die teambits-App entnimmt dieser Liste die Informationen und hinterlegt sie im System. Ändern sich zum Beispiel einzelne Stimmgewichte in Folge einer verabredeten Stimmrechtsübertragung, muss diese Liste entsprechend aktualisiert und erneut hochgeladen werden. Über die Zuordnung einer eindeutigen ID eines jeden Teilnehmenden, erkennt die App dann entsprechend die geänderten Parameter und aktualisiert den Wert im System.

Stimmt nun also ein Teilnehmender, der z.B. 10 Stimmen auf sich vereint, mit "ja" oder "nein", so wird das vom System so registriert, als ob 10 mal mit "ja" oder "nein" gestimmt worden wäre. Eine nochmalige Anmeldung ist nicht nötig und auch nicht möglich.

Als Zusatzleistung bietet teambits aber auch die Möglichkeit, dass ein Teilnehmender mehrfach abstimmen kann und jedes mal eine andere Option wählen kann.

Ihre Möglichkeiten mit teambits digitale Wahlen

Kann eine Wahl mit teambits vollkommen geheim gehalten werden?

Ja, mit dem Meeting-Typ "Wahlen" können Sie generell nur geheime Wahlen abhalten. Namentliche Zuordnungen sind zu keinem Zeitpunkt möglich. Denn die digitale Wahlurne und das gesamte System des Meeting-Typs "Wahlen" speichert keine personenbezogenen Daten, die Rückschlüsse auf die jeweils abstimmende Person zulässt.

Wie kann ich mit teambits namentliche Abstimmungen durchführen?

Sollen oder müssen namentliche Abstimmungen durchgeführt werden, ist dies unter Verwendung des Meeting-Typs "Meeting" möglich. Soll zwischen namentlichen und geheimen Wahlen gewechselt werden, ist hierfür die Anlage zweier teambits-Meetings notwendig, zwischen denen im Verlauf der Versammlung je nach Art des Wahlgangs durch setzen entsprechender Links gewechselt wird.

Kann ich mit teambits eine Personenwahl durchführen?

Bei einer Personenwahl stimmen die Wähler über einzelne Personen ab. Wahlleiter:innen können die Anzahl der Mandate/Stimmen selbst definieren und bestimmen, welche Benutzergruppe an der jeweiligen Wahl teilnehmen darf.
Personenwahlen stehen nur im Meeting-Typ "Wahlen" zur Verfügung.

Kann ich mit teambits eine Listenwahl durchführen?

In einer Listenwahl stimmen die Wähler über eine vollständige Liste ab. Es ist nicht möglich, für einzelne Kandidaten der Liste abzustimmen.
Listenwahlen stehen nur im Meeting-Typ "Wahlen" zur Verfügung.

Kann ich während einer Wahl auch eine einfache Abstimmungen umsetzen?

Für einfache Abstimmungen während einer Wahl steht Ihnen auch die Interaktion Single/Multiple Choice zu Verfügung. Hier können Sie zusätzlich die Darstellung der Ergebnisse steuern: Säulen-, Balken-, Torten-Diagramme und Liste stehen zur Verfügung.
Die Interaktion Single/Multiple choice steht sowohl im Meeting-Typ "Wahlen" als auch im Typ "Meeting" zur Verfügung.

Können unterschiedliche Berechtigungen bei einzelnen Abstimmungen abgebildet werden?

Ja, mit teambits haben Sie die Möglichkeit, jedem Teilnehmenden einzeln Berechtigungen zu erteilen, um festzulegen, dass nur vorher definierte Teilnehmer:innen bestimmte Abstimmungen durchführen können. Diese Berechtigungen vergeben Sie im Wählerverzeichnis / Teilnehmer-Liste. Mehr Informationen finden Sie oben im Abschnitt "Wählerverzeichnis".

Beteiligung der Wahlberechtigten – Aussprachen und Rederecht

Wie kann ich Wahlberechtigte während der Veranstaltung einbeziehen - z.B. bei Aussprachen oder bei der Wahrnehmung von Rederechten?

Die teambits-Software bietet dem Versammlungsleiter auch Werkzeuge zur Durchführung von Aussprachen und Beratungen im Sinne der Wahrnehmung von Rederechten. Diese Wahrnehmung von Rederechten mit Hilfe von teambits betrifft nur schriftliche Wortmeldungen. Mündliche Wortmeldungen bzw. audiovisuelle Beiträge erfolgen typischerweise über eine in Verbindung mit teambits eingesetzte Webkonferenz-Lösung wie bspw. Zoom, Jitsi, WebEx, o.ä., die zusätzlich in Verbindung mit teambits genutzt werden kann.

Für Aussprachen oder die Wahrnehmung des Rederechts stehen mit Hilfe der Moderationswerkzeuge von teambits mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Die Interaktion "Moderierte Fragen (Q&A)"
  • Die Interaktion "Freitextfrage & Clustern"
  • Der Chat von teambits
  • Die teambits Social Wall

Maximal transparent (und am wenigsten moderierbar) sind der Chat und die Social Wall.
Die Interaktion "Freitextfrage & Clustern" gestattet alternativ hierzu eine moderierte Darstellung aller eingehenden Wortmeldungen, wobei bei Bedarf einzelne Wortmeldungen (etwa Beleidigungen) ausgeblendet werden können. Ausgeblendete Beiträge sind aber weiterhin Teil der Dokumentation.
Die Interaktion "Moderierte Fragen (Q&A)" gestattet es der Versammlungsleitung, dem Publikum wahlweise nur ausgesuchte Wortmeldungen zur Kenntnis zu bringen.