teambits Hilfe

1. Quick Start Guide

Mit Hilfe des Quick Start Guides erlangen Sie zunächst eine groben Überblick über die teambits Software. Detaillierte Erklärungen finden Sie dann in den nachfolgenden Kapiteln.

1.1 Wie erstelle ich ein teambits-Meeting?

Erstellen Sie zunächst ein teambits-Konto und loggen Sie sich dann mit Ihren Zugangsdaten, welche Sie per E-Mail erhalten, ein.

Sie landen nun zunächst auf Ihrem Dashboard, auf welchem Sie später eine Übersicht aller Ihrer Meetings sehen.

Nun können Sie ein Meeting anlegen. Zur Auswahl stehen die Meeting-Typen Meeting, Fragebogen, Quiz und Wahlen.

Die Kontrolloberfläche ist in 4 Bereiche aufgeteilt:

• Konfiguration: definieren Sie grundlegende Einstellungen wie den Namen und das Datum des Meetings, Zugriffs- & Zugangs-Regeln und richten Sie den Warteraum ein

• Teilnehmer: erstellen & verwalten Sie eine optionale Teilnehmer-Liste. Diese können Sie als Excel-Tabelle hochladen oder Ihre Teilnehmer direkt in der teambits-Oberfläche in einem Dialog anlegen.

• Interaktionen: Stellen Sie sich Ihren Veranstaltungsablauf individuell mit unseren vielseitigen Interaktionstypen zusammen. Zur Auswahl stehen Ihnen Mitteilungen, Abstimmungen, Freitext-Fragen, Quiz und Wahlen.

• Ergebnisse: Exportieren Sie im Anschluss an Ihre Veranstaltung Ihre Ergebnisse.

Nachdem Sie sich in Ihren teambits Account eingeloggt haben, landen Sie zunächst auf Ihrem Dashboard, auf welchem Sie später eine Übersicht aller Ihrer Meetings sehen.

Über den Button "Hinzufügen" legen Sie nun Ihr erstes Meeting an:

Wählen Sie Ihren gewünschten Meeting-Typ aus. Sie können zwischen Meeting, Fragebogen, Quiz, Wahl und Briefwahl wählen. In diesem Quick Start Guide wird das Erstellen eines Meeting-Typs "Meeting" gezeigt.

Die Kontrolloberfläche eines Meetings ist in 4 Bereiche aufgeteilt: Konfiguration, Teilnehmer, Interaktionen& Ergebnisse.

Nach Erstellen öffnet sich nun zuerst der Tab Konfiguration. In diesem können Sie Sie sowohl grundlegende Einstellungen wie z.B. den Namen und das Datum des Meetings definieren als auch App-Integrationen, Zugriffs- und Zugangsberechtigungenverwalten.

Geben Sie Ihrem Meeting einen Namen und wechseln Sie dann in den Tab "Interaktionen".

Im Tab Interaktionen sehen Sie links eine Liste aller Ihrer Interaktionen.
Die erste Standard-Interaktion vom Typ Mitteilung, welche bereits angelegt ist, können Sie natürlich nach Belieben bearbeiten.

Über den Button "Neue Interaktion hinzufügen" können Sie nun Ihre erste Interaktion anlegen.

Im Meeting-Typ Meeting stehen Ihnen viele verschiedene Interaktionstypen zur Verfügung.
Detaillierte Erklärungen zur Erstellung aller Interaktionstypen finden Sie im Kapitel 11. Interaktionstypen.

Hier zeigen wir Ihnen die Erstellung am Beispiel der Single/Multiple Choice - Abstimmung:

Beim Interaktionstyp "Single/Multiple Choice" können Sie Ihren Teilnehmer eine Frage mit vorher definierten Antwortmöglichkeiten geben.

Im Konfigurationsdialog wählen Sie eine Fragestellung und beliebige Antwortmöglichkeiten und klicken dann auf "Speichern".

Schon ist Ihre erste Interaktion erstellt.

Ausführliche Erläuterungen zu den weiteren Einstellungen, welche Ihnen die Single/Multiple Choice Abstimmung bietet, finden Sie im Kapitel 11.2 Abstimmungen.

Auf diese Art können Sie nun beliebig viele Interaktion anlegen.

Sobald Sie mit Ihren angelegten Interaktionen zufrieden sind, schalten Sie Ihr Meeting mit dem Button "Meeting starten" live. Dies können Sie natürlich auch zum Testen zwischendurch machen. Bitte beachten Sie, dass immer nur eine bestimmte Anzahl Meetings - abhängig vom gebuchten Paket - parallel pro teambits Account live sein kann.

Ist Ihr Meeting live, können sich auch Ihre Teilnehmer verbinden.

Wenn Sie das Meeting beenden, erhalten die verbundenen Teilnehmer eine Nachricht und werden abgemeldet.

Mit Hilfe der Interaktionsphasen navigieren Sie durch Ihr Meeting.
Mehr über die verschiedenen Interaktionsphasen erfahren Sie im Kapitel 5. Interaktionsphasen.

1.4 Wie nehmen Teilnehmer teil?

Ihren Teilnehmern stellen Sie entweder einen Link mit optionalem Zugangscode oder einen QR-Code zur Verfügung, über welchen diese direkt teilnehmen können.
Benötigt werden lediglich ein kompatibles Endgerät und eine Internetverbindung.

1.5 Wen kontaktiere ich bei Fragen?

Das Team von teambits hilft Ihnen jederzeit gerne bei Ihren Fragen! Kontaktieren Sie uns unter: Telefon: +49 6151 30289-0 Mail: [email protected]

2. teambits Account erstellen

Erstellen Sie sich innerhalb weniger Augenblicke Ihren eigenen, dauerhaft kostenfreien, teambits Account und lernen Sie alle unsere Funktionen kennen:

1. Gehen Sie auf unsere Registrierungsseite: https://teambits.de/free

2. Geben Sie Ihren Namen & Ihre E-Mail-Adresse ein.

3. Sie erhalten Ihre Zugangsdaten innerhalb weniger Minuten per E-Mail und können sofort loslegen.

Das wars! Sie müssen nichts herunterladen oder installieren. Sie brauchen nur einen Webbrowser & eine Internetverbindung.

Sie können Ihren kostenlosen Account jederzeit upgraden. So können Sie schon vor Ihrem Event loslegen, Ihre Meetings konfigurieren und später bei Bedarf z.B. mehr Teilnehmer freischalten.
Läuft Ihr gebuchtes Paket aus, wird Ihr Account automatisch auf das kostenlose Paket umgestellt.

3. Dashboard

Ihr Dashboard ist die erste Seite, auf der Sie landen, sobald Sie sich eingeloggt haben.

Dort finden Sie eine Übersicht aller von Ihnen erstellten oder mit Ihnen geteilten Meetings.

Erstellen Sie Ihr erstes Meeting, indem Sie auf „Meeting erstellen“ oder „Hinzufügen“ klicken.

3.1 Meetings sortieren, suchen & filtern

Haben Sie in Ihrer Übersicht eine große Anzahl Meetings, können Sie diese durchsuchen, sortieren und filtern.

Filtern

Filtern Sie nach den folgenden Kriterien:

• Vergangene und Zukünftige Meetings
  Beim Erstellen Ihres Meetings können Sie optional ein Datum hinterlegen. Standardmäßig wird das Datum des Erstellens eingetragen.

• Laufende und Beendete Meetings
  Entscheiden Sie, ob Sie nur gerade aktive Meetings sehen möchten. Meetings können jederzeit über den Button „Meeting starten“ gestartet werden. Beachten Sie, dass Sie – je nach Paket – nur eine bestimmte Anzahl Meetings gleichzeitig starten können.

• Eigene und Geteilte Meetings
  Filtern Sie hier, ob Sie nur von Ihnen selbst erstellte oder von anderen Nutzern mit Ihnen geteilte Meetings angezeigt bekommen möchten.

Sortieren

Sortieren Sie die Ihnen angezeigten Meetings nach den Kriterien Titel, (Veranstaltungs-)Datum & Erstelldatum.

3.2 Meeting zurücksetzen und löschen

Sie können über den Dreipunkt-Button zu jedem Meeting ein Kontext-Menü öffnen, in welchem Sie das Meeting unter anderem zurücksetzen & dauerhaft löschen können.

Zurücksetzen bedeutet, dass alle abgegebenen Stimmen und Beiträge Ihrer Teilnehmer gelöscht werden. Der Ablaufplan mit Ihren Interaktionen bleibt hierbei erhalten.
Tipp: Diese Funktion verwenden Sie, nachdem Sie Ihre Veranstaltung geprobt oder getestet haben, um Ihre Test-Beiträge zu entfernen und das teambits-Meeting für Ihre Veranstaltung „aufzuräumen“.

Löschen bedeutet, das Meeting, seinen Interaktionsablauf und alle abgegebenen Stimmen bzw. Beiträge dauerhaft und unwiederbringlich zu löschen.
Tipp: Sie müssen Ihr Meeting nach der Veranstaltung nicht löschen. Es wird standardmäßig 4 Stunden nach der Veranstaltung automatisch beendet und kann als inaktives Meeting bestehen bleiben, um es z.B. später als Vorlage zu nutzen.

4. Ansichten

In dem Bereich „Interaktionen“ können Sie Interaktionen Ihres Meetings anlegen, verwalten und steuern.

Sie ist grob in 3 Teile aufgeteilt:

1. die Interaktionsliste

2. die Teilnehmer-Ansicht

3. die Präsentations-Ansicht

Die Interaktionsliste zeigt Ihnen Ihren Veranstaltungsablauf mit allen angelegten Interaktionen. Während Ihre Veranstaltung stattfindet, nutzen Sie die Interaktionsliste, um Ihre Abstimmungen, Wahlen etc. nacheinander „live zu schalten“.

Profi-Tipp: Wenn Sie Ihr Meeting mit anderen Benutzern teilen, können Sie festlegen, ob Ihre Mitbearbeiter ausschließlich Zugriff auf die Interaktionsliste haben sollen. So können diese die Interaktionen live schalten, aber nichts am Meeting verändern.

In der Teilnehmer-Ansicht sehen Sie während Ihres Meetings genau, was auf den Teilnehmer-Geräten angezeigt wird. Zudem haben Sie eine Live-Statistik, wie viele Teilnehmer sich insgesamt schon angemeldet haben („Gesamt“) und wie viele aktuell sich aktiv an einer Interaktion beteiligen („Aktiv“) bzw. ihren Beitrag oder ihre Antwort schon abgeschickt haben („Fertig“).

Hier befindet sich noch einmal der Button „Teilnehmer einladen“, über welchen Sie Ihre Teilnehmer zum Meeting einladen können.

Die Präsentations-Ansicht ist aufgeteilt in die Live-Ansicht und die Ergebnis-Vorschau. Die Live-Ansicht wird dabei auf der großen Leinwand abgebildet, während Sie die Ergebnis-Vorschau für sich persönlich als Übersicht nutzen können, da dort die Abstimmungsergebnisse oder Beiträge schon vor Freischaltung sichtbar sind.

5. Interaktionsphasen

Interaktionen verfügen über bis zu 4 Interaktionsphasen: Anmoderieren, Freigeben, Auswerten und Auflösen. Die Anzahl Phasen unterscheidet sich je nach Interaktionswerkzeug.

Phase 1 - Anmoderieren: leiten Sie die Interaktion ein und moderieren Sie diese an.

Phase 2 - Freigeben: hier haben die Teilnehmer die Möglichkeit, Beiträge bzw. Abstimmungen einzureichen. Haben Sie einen Countdown definiert, startet dieser nun auch.

Profi-Tipp: Der Countdown ist nun ein optischer Anhaltspunkt für Ihre Teilnehmer. Auch nach Ablauf des Countdowns kann noch abgestimmt werden, solange sich die Interaktion noch in der Phase Anmoderieren oder Freigeben befindet.

Phase 3 - Auswerten: sperren Sie die Interaktion für Ihre Teilnehmer, welche nun keine weiteren Beiträge mehr abschicken können. Gleichzeitig wird das Ergebnis in der Präsentations-Ansicht angezeigt.

Phase 4 - Auflösen: heben Sie die richtigen Antwortmöglichkeiten farblich hervor.

5.1 Anzeigen

Hier sehen Sie, welche Geräte in welcher Interaktionsphase abstimmen können oder z.B. das Ergebnis sehen:

Profi-Tipp: Eine Änderung dieser vordefinierten Phasen ist in unserem Enterprise-Paket möglich. Sprechen Sie uns an!

Abstimmungen
Single/Multiple Choice, Sternchen-Bewertung, Abstimmung mit Bildern, Numerische Skalenabfrage, XY-Matrix

	Teilnehmer-Geräte	Live-Ansicht (Bühne)	Ergebnis-Vorschau
Anmoderieren	Abstimmung	Demo-Abstimmung	Ergebnis
Freigeben	Abstimmung	Countdown-Balken	Ergebnis
Auswerten	teambits-Logo	Ergebnis	Ergebnis
Auflösen	teambits-Logo	Ergebnis	Ergebnis

Freitext-Frage & Clustern

	Teilnehmer-Geräte	Live-Ansicht (Bühne)	Ergebnis-Vorschau
Anmoderieren	Eingabemaske	Demo-Abstimmung	Ergebnis
Freigeben	Eingabemaske	Ergebnis	Ergebnis
Auswerten	teambits-Logo	Ergebnis	Ergebnis

Moderierte Fragen

	Teilnehmer-Geräte	Live-Ansicht (Bühne)	Ergebnis-Vorschau
Freigeben	Eingabemaske	Ergebnis	Ergebnis

Mitteilung

	Teilnehmer-Geräte	Live-Ansicht (Bühne)	Ergebnis-Vorschau
Anzeigen	Mitteilung	Mitteilung	Mitteilung

6. Ergebnis-Export

Die Ergebnisse liegen Ihnen direkt nach Beendigung aller Fragen und Abstimmungen mit nur einem Klick vor (in den Paketen Basic, Advanced & Enterprise).

Sie können zwischen folgenden Dateiformaten wählen: HTML Protokoll, Excel Download (.xlsx).

Das Protokoll enthält jede Interaktion der Interaktionsliste mit allen Beiträgen und abgegebenen Stimmen sowie deren Verteilung auf die jeweiligen Abstimmungs-Optionen.

Hier ein Beispiel eines Exports in der Form HTML:

6.1 Digitale Wahlen

Am Ende des Protokolls gibt es den Block „Wahlkommission“. Hier sollen die Mitglieder der Wahlkommission mit ihrer Unterschrift den korrekten Ablauf der Wahlen bestätigen.

Typischerweise wird die HTML-Datei bei rechtssicheren Wahlen gedruckt und Teil des Veranstaltungsprotokolls zur Vorlage bspw. beim Amtsgericht etc.

Die Excel-Datei wird typischerweise als „digitale Wahlurne“ aufbewahrt, um bei rechtssicheren Wahlen beispielsweise spätere, schiedsgerichtliche Auszählungen zu ermöglichen.

7. Breakout-Meetings

In einem digitalen Breakout-Meeting werden die Teilnehmer in virtuelle Breakout-Räume aufgeteilt, um Diskussionen und Interaktionen in kleineren Teams zu fördern. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um eine digitale Version einer klassischen Gruppenarbeit. Während der Sitzung können die Teilnehmer in ihren Gruppen zusammenarbeiten, um Ideen auszutauschen, Aufgaben zu lösen oder Entscheidungen zu treffen. Die Gruppen können auch wieder zusammengeführt werden, um ihre Ergebnisse zu präsentieren und gemeinsam zu diskutieren.

7.1 Breakout-Meeting erstellen

Um ein Breakout-Meeting zu erstellen, klicken Sie entweder auf dem Dashboard auf „Breakout-Meeting hinzufügen“ oder klicken Sie im Bereich „Konfiguration“ des Haupt-Meetings oben links auf den kleinen Pfeil neben „Haupt-Meetings“ und dann auf „Breakout-Meeting hinzufügen“. In diesem Dropdown-Menü können Sie dann auch leicht durch alle Ihre angelegten Breakout-Meetings navigieren.

Das angelegte Breakout-Meeting muss nicht denselben Meeting-Typ wie das Haupt-Meeting haben. So können Sie beispielsweise ein Breakout-Meeting Typ Fragebogen zu einem Haupt-Meeting Typ Wahlen erstellen.

7.2 Teilnehmer in Breakout-Meetings verschieben

Jedes Ihrer erstellten Breakout-Meetings hat eine eindeutige Meeting-ID bzw. einen eindeutigen Zugangslink. Damit Teilnehmer in die Breakout-Meetings wechseln, können Sie diesen Link ganz einfach per Mitteilung in Ihrem Haupt-Meeting mit Ihren Teilnehmern teilen. Die Teilnehmer klicken dann auf den Link des gewünschten Breakout-Meetings und wechseln dorthin.

Zum Ende des Breakout-Meetings kann der Wechsel in das Haupt-Meeting genau so gestaltet werden.

Um einen Link zu hinterlegen, markieren Sie im Mitteilungswerkzeug den entsprechenden Text. Nun erscheint der Button "Link hinzufügen". Klicken Sie dort drauf, geben Ihren Link ein und bestätigen mit "Enter".

8. Meeting-Typen

teambits bietet Ihnen insgesamt 4 verschiedene Meeting-Typen, um Ihre Veranstaltung individuell auf Sie anzupassen:

Fragebogen

Meeting

Quiz

8.1 Meeting

Der Meeting-Typ „Meeting“ ist der wohl vielseitigste Typ und gleichzeitig der Standard. In einem “Meeting” kann der Veranstalter alle bei teambits vorhandenen Interaktionstypen verwenden. Das Meeting findet synchron statt, d.h. eine freigegebene Interaktion, bspw. eine Abstimmung ist immer gleichzeitig für alle Teilnehmer sichtbar. Alle in einem “Meeting” durchgeführten Abstimmungen, Umfragen, Meinungsbilder, Q&A Sessions etc. können im Nachhinein personenbezogen ausgewertet werden. D.h. es können einzelne Beiträge oder Stimmzettel einzelnen Teilnehmern namentlich zugeordnet werden, weshalb sich “Meetings” im Allgemeinen nicht für Satzungskonforme Wahlen eignen.

Nutzen Sie unser Meeting-Template, mit welchem Sie in wenigen Minuten das Grundgerüst Ihrer Veranstaltung erstellt haben.
Download Meeting-Template
Lesen Sie hier, wie Sie Templates in 3 Klicks importieren und individualisieren Sie sie nach Ihren Bedürfnissen.

8.2 Fragebogen

Ein “Fragebogen” ist dazu gedacht, dass die Teilnehmer ihn einzeln und asynchron, d.h. jeder in seiner eigenen individuellen Geschwindigkeit und zu individuellen Zeitpunkten ausfüllen. Interaktionen können daher in einem Fragebogen nicht zentral “live” geschaltet werden. Jeder Teilnehmer, der einen Fragebogen über den Teilnahmelink betritt, startet mit der ersten Interaktion. Nach dem Abschicken seines Beitrags wird er automatisch zur nächsten Interaktion weitergeleitet, bis er den gesamten Fragebogen ausgefüllt hat. Nach dem die letzte Interaktion angezeigt wurde, erscheint die Nachricht “Vielen Dank für Ihre Teilnahme”

Nutzen Sie unser Fragebogen-Template, mit welchem Sie in wenigen Minuten das Grundgerüst Ihres ersten Fragebogens erstellt haben.
Download Fragebogen-Template
Lesen Sie hier, wie Sie Templates in 3 Klicks importieren und individualisieren Sie sie nach Ihren Bedürfnissen.

8.3 Quiz

Ein Quiz kann am Anfang einer Veranstaltung zur Auflockerung oder am Ende zur Kontrolle der Wissensstände verwendet werden. In einem Quiz kann der Moderator im Vorhinein eine Reihe von Fragen anlegen, die die Teilnehmer dann zu gegebener Zeit synchron beantworten. Beachten Sie, dass in einem Quiz nicht alle Interaktionstypen zur Verfügung stehen, sondern nur Multiple-Choice-Fragen, Abstimmung mit Bildern und Mitteilungen. Der Moderator legt beim Anlegen der Fragen jeweils fest, welche der Antwortoptionen die korrekte ist. Teilnehmer erhalten dann für jede richtige Antwort einen Punkt, der vom System automatisch addiert wird. Am Ende haben Sie dann die Möglichkeit, in einer Siegerehrung allen Teilnehmern denjenigen mit den meisten Punkten anzeigen zu lassen.

Nutzen Sie unser Quiz-Template, mit welchem Sie in wenigen Minuten das Grundgerüst Ihres Quizzes erstellt haben.
Download Quiz-Template
Lesen Sie hier, wie Sie Templates in 3 Klicks importieren und individualisieren Sie sie nach Ihren Bedürfnissen.

8.4 Wahlen

Digitale Wahlen auf teambits bieten viele Vorteile, darunter eine höhere Effizienz, Genauigkeit und Transparenz bei der Durchführung von Wahlen.

Nutzen Sie unser Digitale-Wahlen-Template, mit welchem Sie in wenigen Minuten das Grundgerüst Ihrer Veranstaltung erstellt haben.
Download Template Versammlung (Digitale Wahlen)
Lesen Sie hier, wie Sie Templates in 3 Klicks importieren und individualisieren Sie sie nach Ihren Bedürfnissen.

Digitale Wahlen in teambits auf erfolgen in der Regel in folgenden Schritten:

1. Einrichtung der Wahl: Der Organisator erstellt eine Wahl in teambits und legt die erforderlichen Kandidaten und Wähler fest. Mit teambits haben Sie die Möglichkeit, jedem Teilnehmenden einzeln Berechtigungen zu erteilen, um festzulegen, dass nur vorher definierte Teilnehmer bestimmte Abstimmungen durchführen können. Diese Berechtigungen vergeben Sie im Wählerverzeichnis / Teilnehmer-Liste. Mehr Informationen finden Sie im Abschnitt „Wählerverzeichnis“.

2. Einladung der Wähler: Die Wähler werden über die Wahl informiert und erhalten in der Regel eine Einladung per E-Mail. In der Einladung werden meistens Anweisungen zur Abstimmung gegeben sowie ein Link und Zugangsdaten bereitgestellt.

3. Abstimmung: Die Wähler können sich anmelden und ihre Stimme abgeben. teambits sorgt dafür, dass jeder Wähler nur eine Stimme abgeben kann und dass die Wahl geheim bleibt, wenn dies gewünscht ist.

4. Auszählung der Stimmen: Sobald die Wahl abgeschlossen ist, werden die Stimmen automatisch gezählt und das Ergebnis wird bekannt gegeben. Die Organisatoren erhalten eine detaillierte Zusammenfassung der Wahl, einschließlich der Anzahl der abgegebenen Stimmen und der Stimmen für jeden Kandidaten.

Einladungsschreiben

Im Falle der Nutzung der teambits Software wird in Vorbereitung dieses Einladungsschreibens ein Meeting (Typ “Wahlen”) innerhalb der Software angelegt, wodurch die eindeutige Adresse (URL) der Teilnehmeransicht dieses Meetings erzeugt wird, über die die Teilnehmer an den Abstimmungen teilnehmen. Diese Adresse sehen Sie sowohl in der Meeting-Übersicht als auch im Reiter “Interaktionen”, wenn Sie rechts auf “Einladen” klicken. Eine Adresse hat diese Form: https://a.teambits.events/123-...

Sofern es die Satzung zulässt, kann die Einladung zur teambits-Seite auch erst später, d.h. unabhängig von der formellen Einladung, versendet werden. In diesem Fall kann die formal fristgerechte Einladung natürlich noch nicht den Einladungslink enthalten.

Mit dem Einladungsschreiben (oder wahlweise mit einem Folgeschreiben) wird dem einzelnen Stimmberechtigten Folgendes mitgeteilt:

1. Die Adresse (URL) der Teilnehmer-Ansicht

2. Die PIN/TAN (Es empfiehlt sich der Hinweis, dass PINs/Kennwörter geheim zu halten sind, ähnlich den Zugangsdaten für z.B. Online-Banking)

So melden sich Teilnehmer an

Der eingeladene Teilnehmer hat sodann die Möglichkeit, die Adresse (URL) der Teilnehmer-Ansicht im Browser eines beliebigen Geräts zu öffnen und sich unter Angabe seiner PIN oder seines Kennworts zu authentifizieren. Eine Authentifikation ist nur einmal notwendig und bleibt über alle Phasen der Versammlung hinweg bestehen.

Wie ist mit teambits sichergestellt, dass Teilnehmer nur einmal abstimmen können?

Eine Vervielfachung der Stimmrechte durch die Anmeldung an mehreren Geräten ist ausgeschlossen, da das System zwar die Anmeldung mit mehreren Geräten zulässt, jedoch je Wahlgang nur eine einzelne Stimmabgabe über eines der angemeldeten Geräte zulässt. Sollte also ein Teilnehmer mehrere Geräte parallel nutzen, wird er nur an einem der Geräte abstimmen können und er wird hierfür auf allen anderen Geräten gesperrt werden. Eine Umgehung dieses Mechanismus (etwa durch Löschen des Browser-Caches o.ä.) ist technisch nicht möglich.

Wählerverzeichnis

Anlegen und Verwalten eines Wählerverzeichnisses

Autorisierte Personen (bspw. der Wahlleiter oder die Wahlleiterin) hinterlegen in teambits eine Liste aller Teilnehmer. Es gibt 2 Möglichkeiten diese Übersicht zu erstellen:

1. Teilnehmende anlegen per Excel-Teilnehmerliste

2. Teilnehmende in teambits anlegen im Tab Teilnehmer

Mit der Teilnehmer-Liste verwalten Sie Ihr Wählerverzeichnis. Wichtige Parameter der Teilnehmerliste sind: ID, PIN, Vor- und Nachname, Kategorie und Stimmgewicht.

Geheime & Namentliche Wahl

Jede Abstimmung und Wahl, die mit teambits in einem Meeting vom Typ “Wahlen” durchgeführt wird, speichert die Ergebnisse in einer digitalen Wahlurne. Das bedeutet, dass niemand, auch nicht die teambits Mitarbeiter, im Nachhinein nachvollziehen kann, wie eine Person abgestimmt hat. Wenn Sie eine namentliche Auswertung benötigen, führen Sie Ihre Wahl in einem Meeting vom Typ “Meeting” durch

Personenwahl & Listenwahl

Bei einer Personenwahl stimmen die Wähler über einzelne Personen ab. Wahlleiter können die Anzahl der Mandate/Stimmen selbst definieren und bestimmen, welche Benutzergruppe an der jeweiligen Wahl teilnehmen darf.

In einer Listenwahl stimmen die Wähler über eine vollständige Liste ab. Es ist nicht möglich, für einzelne Kandidaten der Liste abzustimmen.

Beteiligung der Wahlberechtigten – Aussprachen und Rederecht

Die teambits-Software bietet dem Versammlungsleiter auch Werkzeuge zur Durchführung von Aussprachen und Beratungen im Sinne der Wahrnehmung von Rederechten. Diese Wahrnehmung von Rederechten mit Hilfe von teambits betrifft nur schriftliche Wortmeldungen. Mündliche Wortmeldungen bzw. audiovisuelle Beiträge erfolgen typischerweise über eine in Verbindung mit teambits eingesetzte Webkonferenz-Lösung wie bspw. Zoom, Jitsi, WebEx, o.ä., die zusätzlich in Verbindung mit teambits genutzt werden können.

Für Aussprachen oder die Wahrnehmung des Rederechts stehen mit Hilfe der Moderationswerkzeuge von teambits mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Die Interaktion „Moderierte Fragen (Q&A)“

• Die Interaktion „Freitextfrage & Clustern“

• Der Chat von teambits (nur im Paket Enterprise)

• Die teambits Social Wall (nur im Paket Enterprise)

Maximal transparent (und am wenigsten moderierbar) sind der Chat und die Social Wall.
Die Interaktion „Freitextfrage & Clustern“ gestattet alternativ hierzu eine moderierte Darstellung aller eingehenden Wortmeldungen, wobei bei Bedarf einzelne Wortmeldungen (etwa Beleidigungen) ausgeblendet werden können. Ausgeblendete Beiträge sind aber weiterhin Teil der Dokumentation.
Die Interaktion „Moderierte Fragen (Q&A)“ gestattet es der Versammlungsleitung, dem Publikum wahlweise nur ausgesuchte Wortmeldungen zur Kenntnis zu bringen.

9. Konfiguration

In der Konfiguration können Sie sowohl grundlegende Einstellungen wie z.B. den Namen und das Datum des Meetings definieren als auch App-Integrationen, Zugriffs- und Zugangsberechtigungen verwalten.

9.1 Konfiguration des Warteraums

Sie können im Reiter “Konfiguration” für jedes Meeting einen sog. Warteraum aktivieren. Ein aktivierter Warteraum sorgt dafür, dass Teilnehmer, die dem Link aus der Einladung folgen und die Teilnehmeransicht aufrufen, zuerst nur einen vom Veranstalter definierten Text sehen. Sie können dann zu Beginn Ihrer Veranstaltung auf “Alle einlassen” klicken, damit die Teilnehmer ihr virtuelles Meeting betreten.

Profi-Tipp: Sie können für einzelne Teilnehmer im Dialog “Teilnehmer bearbeiten” die Funktion “Warteraum überspringen” aktivieren, sodass diese Personen z.B. im Vorhinein Tests oder Proben durchführen können.

9.2 Konfiguration des Meetingraums

Hier können Sie den Ablauf Ihres Meetings Konfigurieren.

Stellen Sie sowohl für Ihr Haupt-Meeting also auch Ihre optionalen Breakout-Meetings ein, ob diese den Modus "Moderiert" oder "Individuell" haben sollen.

Im Modus "Moderiert" schaltet ein Moderator oder die Regie nacheinander die Interaktionen frei. Die Teilnehmer können dabei immer nur die aktuell frei geschaltete Interaktion bearbeiten.

Im Modus "Individuell" arbeiten Teilnehmer asynchron Interaktionen in der festgelegten Reihenfolge in Ihrem eigenen Tempo ab. Die Teilnehmer können somit selbstständig zur nächsten Interaktion springen. Dieser Modus bietet sich zum Beispiel gut bei Fragebögen oder Feedback-Bögen an, welche die Teilnehmer im Vorhinein oder im Anschluss einer Veranstaltung bearbeiten können.

Möchten Sie Ihr Meeting nicht händisch beenden, können Sie ein dynamisches oder festes Ablaufdatum definieren. Stellen Sie entweder einen festen Zeitpunkt ein oder lassen Sie das Meeting nach einer festgelegten Zeitspanne beenden, nach der Ihr letzter Teilnehmer das Meeting verlassen hat.

Diese Einstellung betrifft auch Breakout-Meetings.

9.3 Nutzer mit Zugriff

Diese Funktion erlaubt es Ihnen als Organisator einer Veranstaltung bzw. Wahl, ihr “Meeting” mit einer anderen Person zu teilen und so gemeinsam z.B. die Teilnehmerliste zu verwalten, Interaktionen anzulegen oder die Veranstaltung durchzuführen.

Die teambits Software erlaubt es Ihnen, feingranular festzulegen, welche Personen (Mitarbeiter/Co-Moderatoren) welche Art von Zugriff auf Ihr “Meeting” erhalten sollen. Sie können z.B. festlegen, dass ein Mitarbeiter aus dem Redaktionsteam die Rückfragen Ihrer Teilnehmer sehen kann, aber die Teilnehmerliste nicht bearbeiten kann. Weitere Infos finden Sie unter der Überschrift “Meetings teilen”.

9.4 Zugangsberechtigung

Mit Hilfe des Zugangsberechtigungs-Menüs können Sie festlegen, ob und wie Ihre Teilnehmer sich authentifizieren müssen, um an Ihrem Meeting teilzunehmen.

Aktivieren Sie die Teilnahme als Gast oder definieren Sie, dass sich Ihre Teilnehmer zur Teilnahme per Login identifizieren müssen. Die Login-Daten können Sie in der Teilnehmer-Verwaltung hinterlegen. Aktivieren Sie die Funktion "Mit Angabe des Namens" wird der Teilnehmer beim Login aufgefordert, seinen Namen zu hinterlegen.

In den Experten-Einstellungen, welche mit Hilfe des kleinen Pfeils neben der Überschrift ausklappen können, stehen Ihnen noch weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Zugangskontrolle zur Verfügung.

9.5 URL-basierte Authentifizierung

Die URL-basierte Authentifizierung bietet Ihnen die Möglichkeit individualisierte Links an Ihre Teilnehmer zu versenden. Diese verifizieren sich dann mit Klick auf den Link und müssen kein weiteres Passwort oder PIN eingeben.

Tipp: Wichtig ist hier, dass Ihre Teilnehmer diese personalisierten Links nicht untereinander teilen und jeder Teilnehmer nur seinen eigenen Link nutzt. Schreiben Sie dies am Besten noch einmal explizit in Ihr Einladungsschreiben.

Klappen Sie das Menü mit dem Pfeil aus und wählen Sie Ihre gewünschte Eigenschaft, welche Sie vorher in der Teilnehmerverwaltung definiert haben, aus.
Dies kann z.B. eine PIN, eine Mitgliedsnummer, eine E-Mail-Adresse oder ein Passwort sein.
In der Link-Vorschau sehen Sie nun, wie das Formats des Links aussehen muss, welchen Sie dann an Ihre Teilnehmer versenden.
Im folgenden Beispiel wurde ein Login per PIN definiert:

Die 3 Punkte "..." in der Link-Vorschau müssen nun durch die vorher gesetzte PIN ersetzt werden. Wurde für den Teilnehmer die PIN "1234" gesetzt sieht der Link demnach wie folgt aus: "https://demo.teambits.events/8...".

9.6 Nutzung mehrerer Geräte

Unter dem Punkt "Nutzung mehrerer Geräte" bietet Ihnen teambits 3 Möglichkeiten, die Nutzung mehrerer Geräte pro Teilnehmer zu verwalten:

• ALLOW: ein Teilnehmer kann sich auf mehreren Geräten gleichzeitig anmelden. Stimmt er bei einer Interaktion ab, bei welcher die Anzahl der Beiträge beschränkt sind, wird dies mit den anderen Geräten synchronisiert um unerwünschte Doppel-Abstimmungen zu vermeiden. Die Anzahl der Geräte ist nicht beschränkt.
• KICK: Meldet der Teilnehmer sich auf einem zweiten Gerät an wird das erste Gerät automatisch abgemeldet. Somit ist sichergestellt, dass nie 2 Geräte parallel genutzt werden können, um an Interaktionen teilzunehmen.
  Bei Einbindung eines Livestreams o.ä. wird der Livestream auch auf dem ersten Gerät weiter wiedergegeben, da nur die Teilnahme an Interaktionen gesperrt wird.
• BLOCK: Der Teilnehmer kann sich nur auf einem Gerät anmelden. Soll das Gerät gewechselt werden muss er sich zunächst auf dem ersten Gerät manuell Abmelden.

9.7 Sperrung der Benutzeranmeldung

Die "Sperrung der Benutzeranmeldung" sperrt den Nutzer nach einer bestimmten Anzahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche für eine vorher definierte Zeit. Standardmäßig sind hier 60 Sekunden Sperrzeit nach 3 fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen definiert.

Dies ist hilfreich um unerlaubten Zugriff durch sogenannte Brute-Force-Angriffe zu verhindern, bei denen ein Angreifer versucht, Zugriff durch Ausprobieren vieler Zugangsdaten zu erhalten.

10. Teilnehmer

10.1 Teilnehmer-Liste

Es gibt 2 Möglichkeiten, eine Teilnehmerliste in teambits zu hinterlegen:

1. Teilnehmende anlegen per Excel-Teilnehmerliste

2. Teilnehmende in teambits anlegen im Tab Teilnehmer

Möglichkeit 1: per Excel-Teilnehmerliste

Sie können sich eine Excel-Teilnehmerliste als Layout-Vorlage herunterladen in Ihrem Meeting -> Tab Teilnehmer -> Button „Beispiel-Liste herunterladen“. Hier sehen Sie, wie die Excel-Liste aufgebaut sein sollte. So können Sie die Teilnehmerliste für Ihre Veranstaltung selbst erstellen. Die fertig bearbeitete Liste können Sie im Tab „Teilnehmer“ -> Button „Liste hochladen“ als Excel-Datei hochladen.

Wenn schon Teilnehmer angelegt sind finden Sie die Hoch- und Herunter-Lade-Links in dem 3-Strich-Menü rechts oben:

Die folgenden Eigenschaften können definiert werden:

	Excel-Spalten-Name	Erläuterung
ID	id	Fortlaufende, eindeutige Zahl oder Buchstabenkombination.
Anrede	title	Anrede des Teilnehmers
Vorname	firstname	Vorname
Nachname	lastname	Nachname
PIN	pin	Eine persönliche Identifikationsnummer, ein Kennwort oder ein sonstiges, nur dem Teilnehmenden bekanntes Merkmal zur Authentifikation (z.B. Mitgliedsnummer)
Anzeigename	displayname	Vollständiger Name. Wird vom System automatisch beim Import und bei Aktualisierungen generiert aus den Eigenschaften firstname und lastname und muss nicht in der Excel-Tabelle definiert werden.
E-Mail-Adresse	email	E-Mail-Adresse des Teilnehmers
Stimmgewicht	votingweight	Stimmgewicht bei Abstimmungen als ganze Zahl definiert. Wenn kein Stimmgewicht definiert ist wird dies standardmäßig auf 1 gesetzt. Stimmt nun also ein Teilnehmender, der z.B. 10 Stimmen auf sich vereint, mit „ja“ oder „nein“, so wird das vom System so registriert, als ob 10 mal mit „ja“ oder „nein“ gestimmt worden wäre. Eine nochmalige Anmeldung ist nicht nötig und auch nicht möglich. Als Zusatzleistung bietet teambits aber auch die Möglichkeit, dass ein Teilnehmender mehrfach abstimmen kann und jedes Mal eine andere Option wählen kann.
Favoriten	favorite	Boolescher Wert (true/false), um VIP Benutzer zu kennzeichnen; dient ausschließlich der Anzeige: Dort kann auf Favoriten gefiltert werden, sodass nur die Teilnehmer angezeigt werden, die diese Eigenschaft mit dem Wert true gesetzt haben
Kategorien	categories	Liste der Teilnehmer-Kategorien. Stimmberechtigung oder andere Gruppenzuordnung. Wählen Sie Bezeichnungen, die in Ihren Kontext passen. (z.B. Stimmberechtigt, Vorstand, Delegierter, Ortsvorstand, Gast). Personen, bei denen hier kein Wert gesetzt wurde, sind in der Wahl nicht stimmberechtigt und bekommen die Wahl-Abstimmung nicht angezeigt. Nur für den Meeting-Typ Wahlen. Es können auch mehrere Werte mit einem Komma getrennt gesetzt werden (z.B. “Delegierter, Ortsvorstand”).
Präsenzstatus	onsite	Definiert, welchen Teilnehmern bei Einbindung eines Livestreams bzw. Videokonferenz-Clients dieser angezeigt wird. Wird hier der Wert “true” eingetragen, bekommen die Teilnehmer keinen Livestream/Videokonferenzclient angezeigt. Bei “false” wird dieser angezeigt. Teilnehmer, für die die Eigenschaft gilt, wird die unter Konfiguration eingestellte „App Integration“ nicht angezeigt.
Warteraumfreigabe	skipwaitingroom	Definiert, ob ein Teilnehmer ggf. den Warteraum überspringt. Ja="true", nein="false". Bleibt die Zelle leer, wird dies als false interpretiert.

• Alle Eigenschaften werden in Kleinbuchstaben geschrieben. Es kann eine beliebige Anzahl und Art von Eigenschaften definiert werden (nicht beschränkt auf die unten aufgeführte Liste). Leerzeichen und Sonderzeichen sollten vermieden werden.
• Wichtig: Die erste Spalte muss immer “id” genannt werden. Zeilen ohne ID werden ignoriert!
• Bitte achten Sie auf Groß-und Kleinschreibung der Excel-Spalten-Namen.
• Sie können eine beliebige Anzahl Eigenschaften definieren und benötigte Eigenschaften ergänzen (z.B. Abteilung, Mitgliedsnummer). Die Reihenfolge der Eigenschaften spielt keine Rolle, solange die Spalte "id" ganz links ist.
• Sie können einzelne Zellen leer lassen. Dann wird diese Eigenschaft entweder gar nicht gespeichert (z.B. keine E-Mail-Adresse hinterlegt) oder mit dem Standard-Wert interpretiert (z.B. skipwaitingroom=false oder votingweight=1). Manche Eigenschaften, wie die PIN, wenn PIN-Login definiert wurde, können nicht leer gelassen werden, da dann kein Login für diesen Teilnehmer möglich ist.
• Bei Tabellen mit mehreren Tabellenblättern wird immer nur das erste Tabellenblatt verarbeitet.

Eine Excel-Teilnehmerliste könnte dann zum Beispiel so aussehen:

Möglichkeit 2: direkt in teambits

Hier können Sie Teilnehmer Ihrer Veranstaltung anlegen und behalten eine klar strukturierte Übersicht.

Sie können Teilnehmende:

• anlegen

• bearbeiten

• abmelden

• löschen

• mit Sternchen als Favorit markieren

Dialog: Teilnehmer anlegen & bearbeiten

Im Dialog „Teilnehmer bearbeiten“ erstellen und bearbeiten Sie verschiedene Eigenschaften der Teilnehmer Ihrer Veranstaltung.
Im Übrigen sind dies die gleichen Eigenschaften wie in der Excel-Teilnehmerliste.

Benutzer-ID

Dies ist die Eigenschaft "id", wenn mit der Excel-Teilnehmer-Liste gearbeitet wird.
Sie ist eine fortlaufende, eindeutige Zahl oder Buchstabenkombination. Wenn Sie die Benutzer-ID nicht selbst definieren, wird sie automatisch generiert.

Login-Eigenschaften

In diesem Abschnitt werden die Eigenschaften angezeigt, die unter Konfiguration -> Zugangsberechtigung als Login-Zugangsdaten oder als Eigenschaften für die URL-basierte Authentifizierung konfiguriert worden sind.

Vordefinierte Eigenschaften

Dieser Abschnitt beinhaltet Benutzereigenschaften, die oft genutzt werden oder eine besondere Bedeutung haben.

Eigenschaft	Excel-Spalten-Name	Erläuterung
Anrede	title	Beliebige Anrede des Teilnehmers. Z.B.: “Prof.”, “Dr", "Herr".
Vorname	firstname	Vorname
Nachname	lastname	Nachname
Name	displayname	Vollständiger Anzeige-Name, wird vom System automatisch generiert aus den Eigenschaften firstname und lastname, wenn dieser freigelassen wird.
E-Mail-Adresse	email	E-Mail-Adresse des Teilnehmers
Sprache	locale	Sprache des Teilnehmers. In einem der nächsten Releases wird basierend auf dieser Information die Client-Sprache jedes Teilnehmers angepasst.
Stimmgewicht	votingweight	Stimmgewicht bei Abstimmungen als ganze Zahl definiert. Wenn kein Stimmgewicht definiert ist wird dies standardmäßig auf 1 gesetzt. Stimmt nun also ein Teilnehmender, der z.B. 10 Stimmen auf sich vereint, mit „ja“ oder „nein“, so wird das vom System so registriert, als ob 10 mal mit „ja“ oder „nein“ gestimmt worden wäre. Eine nochmalige Anmeldung ist nicht nötig und auch nicht möglich. Als Zusatzleistung bietet teambits aber auch die Möglichkeit, dass ein Teilnehmender mehrfach abstimmen kann und jedes Mal eine andere Option wählen kann.
Kategorien (Stimmberechtigung)	categories	Liste der Teilnehmer-Kategorien. Stimmberechtigung oder andere Gruppenzuordnung. Wählen Sie Bezeichnungen, die in Ihren Kontext passen. (z.B. Stimmberechtigt, Vorstand, Delegierter, Ortsvorstand, Gast). Personen, bei denen hier kein Wert gesetzt wurde, sind in der Wahl nicht stimmberechtigt und bekommen die Wahl-Abstimmung nicht angezeigt. Nur für den Meeting-Typ Wahlen. Es können auch mehrere Werte mit einem Komma getrennt gesetzt werden (z.B. “Delegierter, Ortsvorstand”).
Favorit	favorite	Ja/Nein Slider um VIP Benutzer zu kennzeichnen; dient ausschließlich der Anzeig: Dort kann auf Favoriten gefiltert werden, sodass nur die Teilnehmer angezeigt werden, die diese Eigenschaft mit dem Wert true gesetzt haben

Weitere Eigenschaften

In diesem Abschnitt können beliebige weitere Eigenschaften konfiguriert werden. Wird der Name einer Eigenschaft geändert, die bereits für andere Teilnehmer verwendet wird, wird einen neue Eigenschaft angelegt und der Wert für diesen Benutzer auf die neue Eigenschaft übertragen.

Anlegen einer neuen Eigenschaft:

Als Eigenschaften-Typen stehen Ihnen "Text", "Zahl" und "Ja/Nein" zur Verfügung.
Wählen Sie einen dieser Typen aus. Ersetzten Sie nun den Standard-Namen "property..." durch Ihren gewählten Eigenschaften-Namen.

Nutzen Sie diesen Abschnitt um weitere Eigenschaften zu konfigurieren, die nicht von den Standard-Eigenschaften abgedeckt werden.

Einige Beispiele:

Eigenschaft	Typ	Erläuterung
PIN	Zahl oder Text	Beliebige Zahlen/Buchstabefolge Z.B.: “1234”, “12hg6”, “GhNM”
Passwort	Zahl oder Text	Beliebige Zahlen/Buchstabefolge Z.B.: “1234”, “12hg6”, “GhNM”
Mitgliedsnummer	Zahl oder Text	Beliebige Zahlen/Buchstabefolge Z.B.: “1234-56789”, “DGH-567-AB”
Abteilung	Text	Beliebige Buchstabenfolge. Z.B.: “Vertrieb”
Externer Mitarbeiter	Ja/Nein	Wert Ja=“true” oder Nein=”false”
onsite	Ja/Nein	Definiert bei hybriden Veranstaltungen, welchen Teilnehmern bei Einbindung eines Livestreams bzw. Videokonferenz-Clients dieser angezeigt wird. Wird hier der Wert “Ja” eingetragen, bekommen die Teilnehmer keinen Livestream/Videokonferenzclient angezeigt. Bei “Nein” wird dieser angezeigt. Teilnehmer, für die die Eigenschaft gilt, wird die unter Konfiguration eingestellte „App Integration“ nicht angezeigt.

10.2 Teilnehmer bearbeiten

Angelegte Teilnehmer können jederzeit bearbeitet werden, um vorher definierte Eigenschaften anzupassen.
Dies können Sie ganz einfach im Tab “Teilnehmer” machen, indem Sie neben dem jeweiligen Nutzer auf “Bearbeiten” klicken.

10.3 Teilnehmer einladen

Für die Einladung Ihrer Teilnehmer gibt es 3 Möglichkeiten:

• per personalisiertem oder allgemeinen Link, welchen Sie z.B. per E-Mail verschicken können

• per Meeting-Zugangscode

• per QR-Code

Weitere Details zum Onboarding finden Sie unter “Onboarding der Teilnehmer”

Tipp: Drucken Sie den QR-Code auf Flyer, welche Sie im Vorhinein oder zu Ihrer Veranstaltung auslegen können.

11. Interaktionstypen

11.1 Mitteilung

Ein Moderationsablauf beinhaltet neben Fragen und Abstimmungen auch bloße Mitteilungen. teambits bietet Ihnen deshalb den Interaktionstyp „Mitteilung“.

Mitteilungen werden sehr häufig als initiale Interaktion (Begrüßungsnachricht) in Meetings eingesetzt.

Informieren Sie Ihre Teilnehmer hier über den geplanten Start des Meetings oder sagen Sie einfach nur „Hallo“.

Mitteilung erstellen:
Gehen Sie in den Reiter „Interaktionen“ und klicken Sie auf den Button „Neue Interaktion hinzufügen“. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den Interaktionstyp „Mitteilung“ auswählen können.

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2. 

Dieses Werkzeug unterstützt:

• die freie Formatierung von Text in einem intuitiv bedienbaren Editor

• die Nutzung von Emojis

• das Einfügen von Links

• das Hochladen und Einfügen von Bildern und anderen Dateien in das Mitteilungswerkzeug

Einige Ideen, wie Sie das Mitteilungswerkzeug nutzen können:

• Einblendung der Agenda
• Zur Navigation zwischen Meetings, Fragebögen, Quizzen oder Breakout-Meetings:
  Einen Link in eine Mitteilung einzufügen eröffnet ganz neue Möglichkeiten. Zum Beispiel kann man damit sehr schnell einen Ablauf modellieren, in dem Teilnehmer von einem Meeting oder Workshop in ein anderes Meeting oder einen anderen Workshop wechseln.
  Hinterlegen Sie dazu einfach den Link zu einem weiteren Meeting, Fragebogen oder Quiz, auf den Ihre Teilnehmer klicken können.
• Gestaltung der Mittagspause
  Möchten Sie während Ihres Meetings eine kurze Kaffeepause oder eine Mittagspause einlegen?
  Nutzen Sie dafür einfach eine Mitteilung, um diese anzukündigen und Ihre Teilnehmer gleichzeitig darüber zu informieren, wann die Veranstaltung weitergeht.
• Einbindung von Präsentations-Folien
  Die Möglichkeit, Grafiken, Bilder oder andere Dateien in ein Mitteilungswerkzeug einzufügen, ist nicht nur gestalterisch interessant. Durch sie lassen sich zum Beispiel auch Präsentationen realisieren, bei denen Teilnehmer Präsentationsfolien nicht (nur) per Beamer oder auf großen Bildschirmen gezeigt bekommen, sondern auch auf ihren Geräten. Hierfür werden die einzelnen Präsentationsfolien in Grafiken gewandelt und jeweils als einzeln im Vollbild-Modus in das Mitteilungswerkzeug eingebunden. Besonders praktisch ist das bei Telefon-oder Webkonferenzen sowie Live-Casts. In diesen Fällen können Teilnehmer Bilder und Präsentationsfolien zum Beispiel parallel zum audiovisuellen Kanal auf ihrem Smartphone oder Tablet sehen – in deutlich besserer Auflösung, als dies bspw. bei Bild-in-Bild-Übertragungen der Fall wäre.
• Zum Download von Materialien
  Stellen Sie Ihren Teilnehmern Materialien bereit, indem Sie ihnen im Mitteilungs-Werkzeug einen Download-Link anzeigen.
  Das können Ihre Präsentationsfolien, wichtige Unterlagen etc. sein.

11.2 Abstimmungen

Zum Anlegen einer Abstimmung gehen Sie in den Reiter „Interaktionen“ und klicken Sie auf den Button „Neue Interaktion hinzufügen“. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie dann Ihren gewünschten Interaktionstyp auswählen können.

Single/Multiple Choice

Beim Interaktionstyp "Single/Multiple Choice" können Sie Ihren Teilnehmer eine Frage mit vorher definierten Antwortmöglichkeiten geben.

Im Konfigurationsdialog wählen Sie eine Fragestellung und beliebige Antwortmöglichkeiten.

Mit Hilfe des Hakens neben den Antwortmöglichkeiten können Sie beliebig viele richtige Antworten definieren. Diese Interaktion erhält dann eine zusätzliche Interaktionsphase „Auflösen“. Nachdem Sie Ihre Ergebnisse präsentiert haben, heben Sie mit dieser die richtigen Antworten farblich hervor.

Sie können einstellen, wie viele Antwortmöglichkeiten man auswählen und abschicken kann.

Aktivieren Sie den Button „Beiträge aus vorheriger Interaktion als Antwort-Option einfügen“, haben Sie die Möglichkeit, Beiträge aus einer vorhergehenden Freitextfrage, welche Ihre Teilnehmer zuvor übermittelt haben, oder die Überschriften Ihrer während Ihrer Veranstaltung erstellten Cluster als Antwort-Möglichkeiten zu nutzen. Mehr dazu finden Sie unter “Tool Linking”.

Der Countdown definiert die Zeit, welche den Teilnehmern nach Freischaltung der Interaktion zur Beantwortung bleibt, bis das Ergebnis präsentiert wird. Dies ist allerdings nur ein visueller Hinweis und sperrt die Abstimmung nicht automatisch. Um die Abstimmung zu beenden, wechseln Sie bitte in die Interaktionsphase “Auswerten”.
Bitte beachten Sie, dass ausgewählte, aber nicht abgeschickte Antworten der Teilnehmer nicht gezählt werden.

Als letztes können Sie unter der Überschrift „Präsentationsansicht“ die Darstellungsform des Ergebnisses wählen. Zur Auswahl stehen hier Säulen-/Torten-/Balken-Diagramme und eine Listendarstellung. Zusätzlich können Sie definieren, ob Ihre Werte als Prozentsatz oder Summe erscheinen.

Sternchen-Bewertung

Bei der Sternchen-Bewertung können Teilnehmer die Antwortmöglichkeiten mit Hilfe von Sternen beurteilen.

Im Konfigurationsdialog wählen Sie eine Fragestellung und beliebige Antwortmöglichkeiten.

Sie können eine maximale Sterne-Anzahl pro Antwort-Option und eine maximale Anzahl an Sternen definieren. In diesem Beispiel wurde eine Sterne-Anzahl von 5 pro Antwort-Option und ein Maximum von 10 verteilbaren Sternen eingestellt.

Der Countdown definiert die Zeit, welche den Teilnehmern nach Freischaltung der Interaktion zur Beantwortung bleibt, bis das Ergebnis präsentiert wird. Dies ist allerdings nur ein visueller Hinweis und sperrt die Abstimmung nicht automatisch. Um die Abstimmung zu beenden, wechseln Sie bitte in die Interaktionsphase “Auswerten”.
Bitte beachten Sie, dass ausgewählte, aber nicht abgeschickte Antworten der Teilnehmer nicht gezählt werden.

Aktivieren Sie den Button „Beiträge aus vorheriger Interaktion als Antwort-Option einfügen“, haben Sie die Möglichkeit, Beiträge aus einer vorhergehenden Freitextfrage, welche Ihre Teilnehmer zuvor übermittelt haben, oder die Überschriften Ihrer während Ihrer Veranstaltung erstellten Cluster als Antwort-Möglichkeiten zu nutzen. Mehr dazu finden Sie unter “Tool Linking”.

Neben der Sternchen-Darstellung können Sie auch zwischen 3 verschiedenen Diagramm-Darstellungen der Ergebnisse wählen.

Tipp: Sie können bei allen Interaktionsarten selbst während Ihrer Veranstaltung noch die Darstellungsform ändern.

Abstimmung mit Bildern

Ob Sie Ihre Teilnehmer einfach zum Anfang Ihrer Veranstaltung nach ihrer aktuellen Stimmung fragen oder Sie über das neue Produktdesign abstimmen wollen: die Abstimmung mit Bildern ist hierfür ideal.
Anstatt Text-Antworten stimmen die Teilnehmer hier mit Hilfe von Bildern ab.

Im Konfigurationsdialog wählen Sie eine Fragestellung und beliebige Antwortmöglichkeiten.

Dabei können Sie aus einer Reihe vordefinierter Bilder wählen oder ihre eigenen ganz einfach hochladen.

Optional können Sie mit den Haken neben den Antwort-Optionen eine richtige Antwort definieren.

Es stehen Ihnen 3 verschiedene Bildgrößen (Klein, mittel, groß) und 3 Anordnungen (senkrecht, zweispaltig oder horizontal) zur Verfügung.

Ihr Ergebnis können Sie dann als Säulen- oder Balkendiagramm präsentieren. Wählen Sie bei der Anzeige Ihrer Werte zwischen Prozentsatz der Gesamtstimmen und Summen.

Skalenabfragen und Matrizen

Numerische Skalenabfrage

Die Numerische Skalenabfrage erlaubt die Einschätzung eines Themas aus Sicht verschiedener Aspekte, diese werden per Schiebregler mit Schulnoten bewertet.

Im Konfigurationsdialog wählen Sie eine Fragestellung und beliebige Antwortmöglichkeiten.

Der Countdown definiert die Zeit, welche den Teilnehmern nach Freischaltung der Interaktion zur Beantwortung bleibt, bis das Ergebnis präsentiert wird. Dies ist allerdings nur ein visueller Hinweis und sperrt die Abstimmung nicht automatisch. Um die Abstimmung zu beenden, wechseln Sie bitte in die Interaktionsphase “Auswerten”.
Bitte beachten Sie, dass ausgewählte, aber nicht abgeschickte Antworten der Teilnehmer nicht gezählt werden.

Mit einer Numerischen Skalenabfrage erhalten Sie Informationen zu mehreren Aspekten. Die zu vergebenden Werte legen Sie völlig flexibel fest oder übernehmen Sie diese aus vorhergehenden Freitext-Fragen: Bestimmen Sie Einer-, Zehnerschritte oder auch negative Werte für die Antwortoptionen Ihrer Frage.

Ihre Teilnehmenden geben per Slider eine Wertung ab.

Pro Aspekt errechnet teambits einen Median, der den Durchschnitt der Bewertungen anzeigt.

Aktivieren Sie den Button „Beiträge aus vorheriger Interaktion als Antwort-Option einfügen“, haben Sie die Möglichkeit, Beiträge aus einer vorhergehenden Freitextfrage, welche Ihre Teilnehmer zuvor übermittelt haben, oder die Überschriften Ihrer während Ihrer Veranstaltung erstellten Cluster als Antwort-Möglichkeiten zu nutzen. Mehr dazu finden Sie unter “Tool Linking”.

Das Ergebnis stellt teambits in einer Zahlenskala dar, welche Sie sich in unterschiedlichen Diagrammarten anzeigen lassen können.

XY-Matrix

Der Interaktions-Typ XY-Matrix ermöglicht die Bewertung aus der Perspektive von zwei verschiedenen Aspekten.
Teilnehmer bewerten die Fragen auf einer Zahlenskala per Slider. Die Fragen stehen zueinander im Verhältnis – sichtbar wird das als ein Punkt im XY-Koordinatensystem.
Jeder Eintrag stellt eine Koordinate dar, welche in teambits auf einer Matrix erscheinen.
So wird ein Thema im zweidimensionalen Raum beleuchtet.

Im Konfigurationsdialog wählen Sie eine Fragestellung.

Bennen Sie Ihre Horizontale & Vertikale Achsen und definieren Sie einen Min. und Max. Wert für beide.

Der Countdown definiert die Zeit, welche den Teilnehmern nach Freischaltung der Interaktion zur Beantwortung bleibt, bis das Ergebnis präsentiert wird. Dies ist allerdings nur ein visueller Hinweis und sperrt die Abstimmung nicht automatisch. Um die Abstimmung zu beenden, wechseln Sie bitte in die Interaktionsphase “Auswerten”.
Bitte beachten Sie, dass ausgewählte, aber nicht abgeschickte Antworten der Teilnehmer nicht gezählt werden.

Sie können Ihr Ergebnis als Mittelwert, Individuelle Beiträge oder Mittelwert & Beiträge darstellen.

11.3 Freitext-Fragen

Mit Hilfe von Freitext-Fragen erhalten Sie frei verfasste Beiträge Ihrer Teilnehmer ohne vorgefertigtes Antwortschema. Die Möglichkeit, Teilnehmern offene Fragen zu stellen, ist zum Beispiel bei einem Brainstorming unverzichtbar.

Um die Menge an Beiträgen zu begrenzen, kann für jede Freitext-Frage eine maximale Anzahl Beiträge pro Teilnehmer definiert werden. Sie können wählen, ob Sie die Beiträge als Word Cloud, Beitrags-Liste oder Beitrags-Karten darstellen lassen.

In teambits können Sie zwischen 2 Arten an Freitext-Fragen wählen: „Moderierte Fragen (Q&A)“ und „Freitext-Frage & Clustern“.

Freitext-Frage & Clustern

Bei dem Interaktionstyp „Freitext-Frage & Clustern“ haben Sie die Möglichkeit, Ihre gesammelten Beiträge nach Ähnlichkeit unter einer Unterschrift zu gruppieren.
Digitalisieren Sie canvas-basierte Verfahren, indem Sie Beiträge entsprechend der Canvas-Überschriften sortieren.
Der Clou: Dies kann wahlweise durch den Moderator, eine Moderationsassistenz oder/und im Hintergrund durch eine Regie erfolgen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Clusteransicht nicht auf der Bühne ausgegeben wird.

Hinweis: Sie können mit dieser Interaktion auch ohne das Clustertool arbeiten.

Im Konfigurationsdialog wählen Sie eine Fragestellung.

Begrenzen Sie optional die Anzahl Beiträge je Teilnehmer.

Zum Präsentieren stehen Ihnen 4 verschiedene Darstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Word Cloud (Wörter)
• Word Cloud (beiträge)
• Beitrags-Liste
• Beitrags-Karten

Um in die Clusteransicht zu gelangen klicken Sie auf "Cluster-Ansicht" rechts unten an der Interaktion.

Die Clusteransicht ist in 2 Bereiche aufgeteilt.

1. Die Beiträge
2. Die Cluster

Auf der linken Seite (1) erscheinen die Beiträge der Teilnehmer. Diese können Sie dann per Drag & Drop in die Cluster einordnen. Klicken Sie dafür auf den entsprechenden Beitrag und ziehen Ihn mit gedrückter Maustaste in einen Cluster.

Cluster können Sie über den Button "Cluster hinzufügen" anlegen.
Mit der Schaltfläche „Beitrag hinzufügen“ können Sie auch während der Interaktion noch Beiträge hinzufügen.

Für eine bessere Übersicht können alle Cluster farblich angepasst werden. Klicken Sie dafür auf die 3 Punkte rechts neben dem Clusternamen.

Um Cluster in der Größe anzupassen, gehen Sie mit der Maus in die rechte untere Ecke des Clustern und ziehen Sie ihn auf die gewünschte Größe.

Mittels der 3 Punkte rechts an jedem Beitrag können Sie diesen bearbeiten, löschen oder in einen Cluster verschieben.

Oben rechts in der Clusteransicht finden Sie noch ein weiteres 3-Punkte-Menü, mit welchem Sie alle Cluster einklappen, ausklappen und auf die Standardgröße zurücksetzen können.

Moderierte Fragen (Q&A)

Bei Moderierten Fragen werden die Beiträge der Teilnehmer zuerst an den Moderator weitergeleitet, welcher auf seinem Tablet in der Moderationsansicht wählen kann, welche Beiträge er präsentieren möchte. So haben Sie stets die Kontrolle darüber, welche Beiträge Sie für alle sichtbar auf der Bühne anzeigen möchten.

Im Konfigurationsdialog wählen Sie zunächst eine Fragestellung.

Auch hier können Sie eine maximale Anzahl Beiträge je Teilnehmer definieren.

Klicken Sie auf Speichern. Unten links an der Interaktion finden Sie nun die Schaltfläche "Moderations-Ansicht".

Öffnen Sie nun die Moderationsansicht, bekommen Sie eine Liste aller Beiträge zu sehen.

Mit dem Slider in der Spalte "Anzeigen" können Beiträge auf der Bühne angezeigt werden. Da immer nur eine Frage gleichzeitig auf der Bühne angezeigt wird, wird der aktuelle Beitrag stets abgewählt, wenn ein neuer Beitrag auf die Bühne geschickt wird.

Der Button "Frage ausblenden" blendet die aktuell auf der Bühne angezeigte Frage wieder aus.

Arbeitsteilig moderieren

Da es in großen Gruppen für einen einzelnen Moderator häufig schwierig ist, den Überblick über alle Beiträge zu behalten, ist es mit teambits auch möglich, die Bearbeitung der Beiträge arbeitsteilig zu handhaben.

Dabei greift eine weitere Person aus der Regie dem Moderator unter die Arme. Moderator und Regie haben dafür die Moderationsansicht bei sich geöffnet. Der Moderator aktiviert bei sich den Modus „Zeige nur Freigegebene“. Die Regie sichtet nun alle einkommenden Beiträge und gibt lediglich die besten für den Moderator frei, welcher Sie dann auf der Bühne anzeigen lassen kann.

Beiträge können Sie nun freigeben, indem Sie in der Spalte „Freigeben“ des entsprechenden Beitrags ein Häkchen setzen.

11.4 Quiz

Um ein Quiz in teambits anzulegen, erstellen Sie zunächst ein Meeting Typ “Quiz”, indem Sie auf Ihrem Dashboard auf “Hinzufügen” klicken.

Nun können Sie Ihr Quiz zusammenstellen, indem Sie Single/Multiple-Choice-Abstimmungen, Abstimmungen mit Bildern und Mitteilungen wie gewünscht kombinieren.

In den Abstimmungswerkzeugen können Sie hier nun auch eine Anzahl Punkte für richtige Antworten definieren. Vergessen Sie nicht, die korrekten Antwortoptionen mit Hilfe des Hakens daneben als richtig zu markieren.

Als Abschluss des Quiz setzen Sie die Interaktion “Quiz-Ergebnis”, um den Sieger mit den meisten Punkten zu ehren.

11.5 Wahlen

Gehen Sie in den Reiter „Interaktionen“ und klicken Sie auf den Button „Neue Interaktion hinzufügen“. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den Interaktionstyp Personenwahl oder Listenwahl auswählen können.

Im Konfigurationsdialog wählen Sie eine Fragestellung.

Fügen Sie eine beliebige Anzahl Kandidaten hinzu.

Legen Sie zudem die Anzahl Mandate/Stimmen pro Teilnehmer...

...und die Länge des Countdowns fest.

Zuletzt definieren Sie noch, welche Benutzergruppen teilnehmen dürfen. Standardmäßig gibt es "Gast" und "Stimmberechtigt". Sie können allerdings in der Teilnehmer-Verwaltung mehr/andere Gruppen hinzufügen und verwalten.

Weitere Interaktionstypen, die Sie in Ihrer Digitale-Wahl-Veranstaltung nutzen können sind Mitteilungen, Single/Multiple Choice, Freitextfrage & Clustern und Moderierte Fragen (Q&A).

Interaktionsphasen

Personenwahlen und Listenwahlen bieten mehr Interaktionsphasen als andere Interaktionen. Die meisten Phasen dienen nur der Veranschaulichung, daher hier eine Erklärung zu jeder Phase:

1. Nominierung: Auf den Teilnehmergeräten werden alle zur Wahl aufgestellten Kandidaten angezeigt. Die Teilnehmer können nichts klicken

2. Ergänzungen: Auf den Teilnehmergeräten wird ein laufender Zeitbalken angezeigt. In dieser Zeit haben die Anwesenden für Gewöhnlich die Gelegenheit, per Wortmeldung weitere Kandidaten aufstellen zu lassen

3. Vorstellung: Auf den Teilnehmergeräten wird ein laufender Zeitbalken angezeigt. Während diese Zeit abläuft, können sich die Nominierten per Wortmeldung vorstellen

4. Wahl: Auf den Teilnehmergeräten wird die Abstimmungs-Maske angezeigt. Jeder Stimmberechtigte hat in dieser Phase die Möglichkeit, seine Stimme durch Klick auf den Namen eines Kandidaten und danach durch einen Klick auf den “Abschicken” Button abzugeben.

5. Wahlkommission: In dieser Phase sieht die Wahlkommission das vorläufige Wahlergebnis. Auf den Teilnehmergeräten wird währenddessen “Die Wahlkommission prüft derzeit das Wahlergebnis” angezeigt.

6. Ergebnis: In dieser Phase wird das Wahlergebnis auf den Teilnehmergeräten angezeigt.

7. Annahme: Diese Phase entspricht der “Ergebnis”-Phase mit dem Zusatz, dass auf den Teilnehmergeäten der Satz “Nehmen die Gewählten die Wahl an?” angezeigt wird.

11.6 Tool-Linking - Mit Zwischenergebnissen weiterarbeiten

Mit Tool-Linking haben Sie die Möglichkeit, Beiträge aus einer vorhergehenden Freitextfrage, welche Ihre Teilnehmer zuvor übermittelt haben, oder die Überschriften Ihrer während Ihrer Veranstaltung erstellten Cluster als Antwort-Möglichkeiten zu nutzen. Sie können somit ganz individuell auf Ihre Teilnehmer eingehen. Sammeln Sie zum Beispiel zuerst in einer Freitext-Frage Vorschläge für das nächste Thema und lassen Sie direkt im Anschluss darüber abstimmen.

Diese Funktion ist in der Konfiguration der Interaktionstypen

• Single/Multiple Choice

• Sternchen-Bewertung

• Numerische Skalenabfrage

verfügbar.

Hinweis: Damit Ihnen der Button angezeigt wird, muss eine Freitext-Frage weiter oben in der Interaktionsliste existieren.

12. Meeting starten

Sind Sie bereit, Ihr Meeting live zu schalten, klicken Sie auf den Button “Meeting starten”.

Nun können Sie noch definieren, wann Ihr Meeting automatisch beendet wird.

Dies geschieht entweder

• nach einer festgelegten Zeitspanne, nachdem der letzte Teilnehmer das Meeting oder eines der Breakout-Meetings, die mit dem Haupt-Meeting verknüpft sind, verlassen hat

• oder zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Natürlich können Sie Ihr Meeting auch jederzeit manuell beenden, indem Sie auf den roten Button “Meeting beenden” oben mittig klicken.

Wenn Sie das Meeting beenden, erhalten die verbundenen Teilnehmer eine Nachricht und werden abgemeldet.

In den Paketen Free, Basic und Advanced können Sie immer nur 1 Haupt-Meeting (mit optionalen Breakout-Meetings) gleichzeitig live schalten. Benötigen Sie mehrere Meetings gleichzeitig, kontaktieren Sie uns gerne bezüglich einer Enterprise-Lizenz.

13. Onboarding der Teilnehmer

13.1 Für Veranstalter / Moderatoren / Wahlleiter

Sie finden die Informationen zum Onboarding der Teilnehmer in Ihrem teambits Meeting > Interaktionen > Teilnehmer-Ansicht rechts oben > Button „Einladen“.

In diesem geöffneten Popup-Fenster werden Ihnen 3 mögliche Anmeldemethoden erklärt:

• per Link, welchen Sie z.B. per E-Mail verschicken können
  

  

• per Meeting-Zugangscode
  

  

• per QR-Code
  

  

Der Zugang zur Veranstaltungsplattform ist auch passwortgeschützt möglich. Bei Wahlveranstaltungen ist dies sogar zwingend nötig. Dann müssen Sie Ihren Teilnehmern auch die Zugangsdaten zuschicken.

Schicken Sie alle erforderlichen Informationen per E-Mail im Vorfeld an die Teilnehmenden oder legen Sie Flyer am Veranstaltungsort aus. Dazu eignet sich die Anmeldung per QR-Code ohne Passwortschutz besonders gut.

13.2 Für Teilnehmer

Als Teilnehmer erhalten Sie vom Veranstalter im Vorfeld meistens eine E-Mail mit dem Link zur Veranstaltungsseite und evtl. mit PIN/Passwort.
Falls dies nicht der Fall ist, könnten Sie zunächst im Spam-Ordner danach suchen. Wenn Sie die E-Mail dort auch nicht finden, kontaktieren Sie bitte Ihren Veranstalter. Meist finden Sie unter der Anmeldemaske auf der Veranstaltungsseite die Kontaktdaten für den Support.

Anmeldung als Teilnehmer

1. Öffnen Sie den Browser ihres Geräts.

2. Besuchen Sie die vom Veranstalter/Moderator für die Veranstaltung bekannt gegebene Webadresse.

3. Wenn Ihr Veranstalter das Event mit Personalisierung geplant hat, müssen Sie sich im teambits-Portal mit einem PIN/Passwort anmelden. Diese Information finden Sie auch in der E-Mail des Veranstalters. Es kann auch vorkommen, dass Sie weitere Felder (Name, Mitgliedsnummer, Geburtsdatum etc.) ausfüllen müssen.

14. Kollaboration

Ob Sie mit anderen teambits-Nutzern zusammen an einem Meeting arbeiten möchten oder Ihren erstellten Meeting-Ablauf wiederverwenden möchten; beides ist in teambits ganz einfach möglich.

14.1 Meeting-Templates

Sie können jedes Ihrer Meetings als Template exportieren. Ein Template enthält die Liste aller konfigurierten Interaktionen, allerdings ohne die möglicherweise bereits abgegebenen Beiträge und Stimmen Ihrer Teilnehmer. Dieses Template können Sie oder auch andere teambits-Nutzer wieder bei sich hochladen.

Um Ihr Meeting als Template zu exportieren, klicken Sie auf das zu Ihrem Meeting gehörige 3-Punkte-Menü in Ihrem Dashboard. Dort erscheint dann die Option “Als Template herunterladen”.

Zum Importieren eines Templates klicken Sie in Ihrem Dashboard oben links auf “Hinzufügen” und wählen dann die Option “Template”.

14.2 teambits Templates für den Schnell-Einstieg

Um Ihnen den Einstieg in teambits so einfach wie möglich zu gestalten haben wir Templates für Sie designt, die Ihnen ein erstes grobes Gerüst für Ihre Veranstaltung geben.

Importieren Sie diese mit 3 Klicks in Ihren teambits Account und individualisieren Sie sie nach Ihren Bedürfnissen.

1. Versammlung (Digitale Wahl)
2. Fragebogen
3. Meeting
4. Quiz

14.3 Meetings teilen

Mit Hilfe der Meeting teilen Funktion können Sie mit anderen teambits-Nutzern zusammenarbeiten. Sie können den anderen Nutzer zum Eigentümer ernennen, ihm einen Vollzugriff auf Ihr Meeting geben oder die Rechte feingranular festlegen. Klappen Sie dafür das Rechte-Menü im Teilen-Dialog aus, indem Sie auf den Pfeil neben dem teambits-Nutzer klicken.

Mit dem fein granularen Zugriff können Sie beispielsweise das Tablet der Moderation so konfigurieren, dass nur die Q&A-Ansicht zur Beantwortung von Fragen angezeigt wird oder dem Teilnehmermanagement nur die Berechtigung der Verwaltung von Teilnehmern geben. Sollen während der Veranstaltung zwar PINs herausgegeben werden können, allerdings keine Änderungen mehr vorgenommen werden, kann nur die Berechtigung “Teilnehmer anzeigen” gegeben werden.

Folgende Rechte können Sie einstellen:

• Vollzugriff: Diese Rolle erteilt Lese- und Schreibrechte auf alle Aspekte des Meetings. Außerdem erlaubt sie, das Meeting zu löschen.

• Konfiguration:

  • Einstellungen anzeigen: Einsehen von Details und Einstellungen des Meetings auf der Konfigurationsseite

  • Einstellungen bearbeiten: Bearbeiten von Details und Einstellungen des Meetings auf der Konfigurationsseite

  • Nutzer anzeigen: Einsehen von Mitbearbeitern des Meetings, inkl. derer Rollen

  • Nutzer bearbeiten: Erlaubt das Bearbeiten von Mitarbeitern des Meetings inkl. derer Rollen

• Teilnehmer

  • Teilnehmer anzeigen: Diese Rolle erlaubt es, die Teilnehmerliste einzusehen oder herunterzuladen, sie zu filtern, zu durchsuchen und jeden Teilnehmer zu öffnen, um auf seine Details zuzugreifen.

  • Teilnehmer bearbeiten: Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Teilnehmern sowie das Hochladen einer neuen Teilnehmerliste.

• Interaktionen

  • Interaktionen anzeigen: Einsehen der Interaktionsliste des Meetings. Kein Zugriff auf die Beiträge über die Cluster-, Facilitator- oder Wahlkommissionsansicht.

  • Interaktionen bearbeiten: Hinzufügen, Aktualisieren, Zurücksetzen und Löschen von Interaktionen

  • Q&A Fragen auswählen: Nutzung der Ansicht des Q&A-Moderators auf der Interaktionsliste

  • Textbeiträge clustern: Nutzung der Clusteransicht auf der Interaktionsliste

  • Wahlergebnisse kontrollieren: Nutzung der Ansicht der Wahlkommission auf der Interaktionsliste

• Sonstiges

  • Ergebnisse abrufen: Zugriff auf die Seite “Ergebnisse”; anzeigen und herunterladen der verfügbaren Ergebnis Exporte

  • Meeting steuern: Diese Rolle erlaubt es, das Meeting zu starten/stoppen, zwischen Interaktionen zu navigieren, die Reihenfolge der Interaktionen zu ändern sowie den Warteraum zu steuern (falls verfügbar). Sie beinhaltet keine Berechtigungen, um Interaktionen zu bearbeiten oder zurückzusetzen sowie für den Zugriff auf Beiträge über die Cluster-, Facilitator- oder Wahlkommissionsansicht auf der Interaktionsliste.

15. Livestreaming & Videokonferenzen

Mit teambits ist es möglich, sowohl virtuelle als auch hybride Veranstaltungen zu halten; mit Teilnehmern vor Ort und weiteren Teilnehmern zuhause oder am Arbeitsplatz. Vorstände, Funktionsträger und interessierte Mitglieder können sich in einer Präsenzveranstaltung zusammenfinden. Währenddessen schalten sich andere Mitglieder, insbesondere die Wahlberechtigten, aber auch Funktionsträger von außen online zu. Diese Teilnehmer folgen dem Geschehen wahlweise über eine Videoübertragung, oder sie sind direkt via Videokonferenz-Tool beteiligt. Alle Teilnehmer, ob vor Ort oder in der Entfernung, können sich mittels teambits aktiv einbringen.

Hierzu ist sowohl die Einbindung eines Livestreams (z.B. YouTube oder Vimeo) als auch einer Videokonferenz (z.B. Zoom, Jitsi oder wonder) möglich.

Eine ausführliche Schritt-für-Schritt Anleitungen zur Einbettung von Livestreaming und Videokonferenzen finden Sie unter Integration externer Tools.

15.2 Virtuelle Veranstaltungen

In virtuellen Veranstaltungen ist die Darstellung der Teilnehmer meist in 2 Bereiche aufgeteilt. Auf der einen Seite wird der Livestream der Veranstaltung angezeigt, auf der anderen die teambits Interaktionen.

15.3 Hybride Veranstaltungen

Genau wie bei virtuellen und auch Vor-Ort-Veranstaltungen nutzen alle Teilnehmer den gleichen teambits Teilnehmerlink, um sich an der Veranstaltung mit Fragen, Wortmeldungen oder ihrer Stimmabgabe beteiligen zu können.

Um nun zu vermeiden, dass Teilnehmer in Präsenz vor Ort einen Streaming Player oder einen Videokonferenz-Client angezeigt bekommen, wird in der Teilnehmerliste für jede Teilnehmer einzeln der Parameter „onsite“ (deutsch: vor Ort) konfiguriert. Unter der Unterschrift “Teilnehmer-Liste” finden Sie eine Anleitung hierzu.

Sollten Sie keine Teilnehmerliste hinterlegen wollen, besteht die Möglichkeit, die Eigenschaft „onsite“ als initiale Interaktion beim Login des Teilnehmers abzufragen. Dies ist eine Funktion, die wir Ihnen gerne auf Anfrage konfigurieren können.
Sollten Sie über eine Enterprise-Lizenz verfügen, zeigt Ihnen unser Support, wie Sie diese Funktion über die Profi Regie konfigurieren.

16. Integration externer Tools

16.1 iFrame Integration

Ein iFrame (kurz für "inline frame") ist ein HTML-Tag, der es ermöglicht, Inhalte von einer anderen Webseite in eine andere Seite einzubetten. Mit anderen Worten, es ist ein eingebettetes Fenster innerhalb einer Webseite, das den Inhalt einer anderen Seite darstellt.

iFrames werden häufig verwendet, um Videos, Karten, Formulare oder andere externe Inhalte in eine Seite einzubetten, ohne dass der Benutzer die Seite verlassen muss.

globale Einbindung

1. Öffnen Sie Ihr teambits-Meeting.

2. Gehen Sie in den Tab Konfiguration.

3. Öffnen Sie das Dialog-Fenster „App-Integration“.

4. Wählen Sie hier den Typ „iFrame“.

5. Hier können Sie wahlweise die URL oder den embedded Code für den einzubettenden Inhalt einfügen.

für einzelne Programmpunkte

1. Öffnen Sie Ihr teambits-Meeting.

2. Gehen Sie in den Tab Interaktionen.

3. Klicken Sie hier den Button „Neue Interaktion hinzufügen“.

4. Wählen Sie den Interaktionstyp Mitteilung aus.

5. Klicken Sie hier den Button „<⁄> iFrame“.

6. Hier können Sie wahlweise die URL oder den embedded Code einfügen sowie Position und Größe des Inhaltes bestimmen.

16.2 Kollaborationstools

Miro

Wo finde ich die Informationen zum Einbetten von Miro?

1. Öffnen Sie in Miro das betreffende Board.

2. Klicken Sie den Button „export this board“ (oben links).

3. Wählen Sie die Option „<⁄> Embed“.

4. Hier können Sie nach diversen Einstellungen den embed Code kopieren. Ein Einbetten per URL ist bei Miro nicht möglich.

Wie bettet man Miro in teambits ein?

1. Öffnen Sie Ihr teambits-Meeting.

2. Gehen Sie in den Tab Konfiguration.

3. Öffnen Sie das Dialog-Fenster „App-Integration“.

4. Wählen Sie hier den Typ „iFrame“.

5. Hier können Sie den embed Code für Ihr Miro-Board einfügen.

6. Klicken Sie auf ok.

Mural

Wo finde ich die Informationen zum Einbetten von Mural?

1. Öffnen Sie in Mural das betreffende Board.

2. Klicken Sie den Share-Button (oben rechts).

3. Eventuell müssen Sie das Teilen zunächst erlauben.

4. Hier können Sie sowohl den Link zum Teilen als auch den embed Code kopieren. ACHTUNG: Beachten Sie die Formatierungsvorgaben beim Einbetten des Codes in die teambits-App. Der Code sollte wie folgt aussehen: <iframe src=„...“></iframe>.

Wie bettet man Mural in teambits ein?

1. Öffnen Sie Ihr teambits-Meeting.

2. Gehen Sie in den Tab Konfiguration.

3. Öffnen Sie das Dialog-Fenster „App-Integration“.

4. Wählen Sie hier den Typ „iFrame“.

5. Hier können Sie entweder den Link zum Teilen oder den embed Code für Ihr Mural-Board einfügen.

6. Klicken Sie auf ok.

Trello

Wo finde ich die Informationen zum Einbetten von Trello?

Momentan ist eine Einbettung von Trello nur mit öffentlichen Trello-Boards möglich (nur für den bezahlpflichtigen Tarif Enterprise verfügbar).

Die entsprechenden Einstellungen, um in Trello Boards einzubetten, finden Sie hier: https://developer.atlassian.com/cloud/trello/guides/embedding/embedding-boards/ und https://blog.trello.com/embed-trello-cards-and-boards.

Wie bettet man Trello in teambits ein?

1. Öffnen Sie Ihr teambits-Meeting.

2. Gehen Sie in den Tab Konfiguration.

3. Öffnen Sie das Dialog-Fenster „App-Integration“.

4. Wählen Sie hier den Typ „iFrame“.

5. Hier können Sie entweder den Link zum Teilen oder den embed Code für Ihr Trello-Board einfügen.

6. Klicken Sie auf ok.

Etherpad

Wo finde ich die Informationen zum Einbetten von Etherpad?

1. Öffnen Sie das betreffende Etherpad.

2. Klicken Sie den Share-Button (oben rechts).

3. Hier können Sie sowohl den Link zum Teilen (Verknüpfung) als auch den embed Code (In Webseite einbetten) kopieren.

Wie bettet man Etherpad in teambits ein?

1. Öffnen Sie Ihr teambits-Meeting.

2. Gehen Sie in den Tab Konfiguration.

3. Öffnen Sie das Dialog-Fenster „App-Integration“.

4. Wählen Sie hier den Typ „iFrame“.

5. Hier können Sie sowohl den Link zum Teilen als auch den embed Code für Ihr Etherpad einfügen.

6. Klicken Sie auf ok.

Falls Sie keinen eigenen Etherpad-Server haben, sind wir Ihnen gerne behilflich.

Cryptpad

Wo finde ich die Informationen zum Einbetten von Cryptpad?

1. Öffnen Sie das betreffende Cryptpad.

2. Klicken Sie den Link Teilen (oben mittig).

3. Hier können Sie sowohl den Link zum Teilen (Tab Link) als auch den embed Code (Tab Einbetten) kopieren.

Wie bettet man Cryptpad in teambits ein?

1. Öffnen Sie Ihr teambits-Meeting.

2. Gehen Sie in den Tab Konfiguration.

3. Öffnen Sie das Dialog-Fenster „App-Integration“.

4. Wählen Sie hier den Typ „iFrame“.

5. Hier können Sie sowohl den Link zum Teilen als auch den embed Code für Ihr Cryptpad einfügen.

6. Klicken Sie auf ok.

16.3 Videokonferenz-Tools

Zoom

Wo finde ich die Informationen zum Einbetten eines Zoom-Meetings?

1. Planen Sie in Zoom das entsprechende Meeting. Wichtig ist: Bei Sicherheit muss die Einstellung Kennwort aktiv sein.

2. Nach dem Abspeichern des Meetings, finden Sie die benötigten Informationen: „Zoom Meeting-ID“ und „Zoom Meeting-Kennwort“.

Wie bettet man Zoom in teambits ein?

1. Öffnen Sie Ihr teambits-Meeting.

2. Gehen Sie in den Tab Konfiguration.

3. Öffnen Sie das Dialog-Fenster „App-Integration“.

4. Wählen Sie hier den Typ „Zoom“.

5. Kopieren Sie hier die „Zoom Meeting-ID“ und das „Zoom Meeting-Kennwort“ in die entsprechenden Felder.

6. Klicken Sie auf ok.

Jitsi

Wo finde ich die Informationen zum Einbetten von Jitsi?

1. Öffnen Sie in Jitsi das betreffende Meeting.

2. Embed Code:

   • Öffnen Sie „Weitere Einstellungen“ (Button 3 Punkte) in der Menüleiste unten.

   • Klicken Sie „<> Konferenz einbetten“ und kopieren hier den angezeigten Code.

3. Link:

   • Kopieren Sie die URL der Jitsi-Videokonferenz aus der Adresszeile des Browsers.

Wie bettet man Jitsi in teambits ein?

1. Öffnen Sie Ihr teambits-Meeting.

2. Gehen Sie in den Tab Konfiguration.

3. Öffnen Sie das Dialog-Fenster „App-Integration“.

4. Wählen Sie hier den Typ „iFrame“.

5. Hier können Sie nun wahlweise die URL oder den embedded Code der Jitsi-Videokonferenz einfügen.

6. Klicken Sie auf ok.

Wonder

Wo finde ich die Informationen zum Einbetten von Wonder?

1. Öffnen Sie in Wonder das betreffende Meeting.

2. Klicken Sie das Kopieren-Icon (unten links neben dem Namen Ihres Spaces).

3. Der Space Link wurde jetzt in die Zwischenablage kopiert.

Wie bettet man Wonder in teambits ein?

1. Öffnen Sie Ihr teambits-Meeting.

2. Gehen Sie in den Tab Konfiguration.

3. Öffnen Sie das Dialog-Fenster „App-Integration“.

4. Wählen Sie hier den Typ „iFrame“.

5. Hier können Sie nun den kopierten Link des Wonder-Spaces einfügen.

6. Klicken Sie auf ok.

BigBlueButton

Die Integration von BigBlueButton in teambits ist dann möglich, wenn der Anbietende, der BigBlueButton auf seinem Server bereitstellt, es erlaubt.

Cisco Webex

Die Integration von Cisco Webex Cloud in die teambits-App können wir auf Anfrage im Rahmen einer Enterprise-Lizenz unterstützen.

Cisco Meeting Server Videokonferenz

Cisco Meeting Server 3.2+ Videokonferenzen lassen sich in teambits durch Hinterlegung der Videokonferenz-URL einbinden.

Damit Sie Cisco Meeting Server Konferenzen in die teambits App integrieren können, muss die teambits-Adresse (https://*.teambits.events) als erlaubte frame-ancestors in die Content Security Policy (CSP) des Cisco Meeting Servers mit aufgenommen werden.

Cisco Standardeinstellungen im Bereich CSP unterbinden unter Umständen die Einbindung des Webclients in andere Webapps (wie teambits) per iframe. Das System setzt ggf. die frame-ancestors ‘none’ Direktive im Content-Security-Policy Header sowie den X-Frame-Options: SAMEORIGIN Header in allen Antworten.

Siehe auch den Supporteintrag von Cisco, demzufolge diese Einstellung nur global administrativ und nicht pro Konferenz konfigurierbar ist:
https://www.cisco.com/c/en/us/support/docs/conferencing/meeting-server-1000/217201-how-to-customize-content-security-policy.html

Bei Interesse unterstützen wir Sie auf Anfrage gerne bei der Integration von Cisco Meeting Server.

16.4 Streaming-Anbieter

YouTube

Wo finde ich die Informationen zum Einbetten von Youtube-Videos oder Youtube-Livestreams?

1. Öffnen Sie den betreffenden Youtube-Inhalt.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Video.

3. Klicken Sie den Button „Einbettungscode kopieren“. Jetzt wurde der Code in die Zwischenablage kopiert.

Wie bettet man Youtube-Videos oder Youtube-Livestreams in teambits ein?

1. Öffnen Sie Ihr teambits-Meeting.

2. Gehen Sie in den Tab Konfiguration.

3. Öffnen Sie das Dialog-Fenster „App-Integration“.

4. Wählen Sie hier den Typ „iFrame“.

5. Hier können Sie nun den embed Code für Ihre Youtube-Inhalte einfügen.

6. Klicken Sie auf ok.

Vimeo

Wo finde ich die Informationen zum Einbetten von Vimeo-Videos oder Vimeo-Streams?

1. Öffnen Sie den betreffenden Vimeo-Inhalt.

2. Öffnen Sie das Dialogfenster Teilen (rechts neben den Videos).

3. Hier können Sie sowohl den Link zum Teilen als auch den embed Code (unter Einbetten)) kopieren.

Wie bettet man Vimeo-Videos oder Vimeo-Livestreams in teambits ein?

1. Öffnen Sie Ihr teambits-Meeting.

2. Gehen Sie in den Tab Konfiguration.

3. Öffnen Sie das Dialog-Fenster „App-Integration“.

4. Wählen Sie hier den Typ „iFrame“.

5. Hier können Sie entweder den Link zum Teilen oder den embed Code für Ihr Vimeo-Video oder ihren Vimeo-Stream einfügen.

6. Klicken Sie auf ok.

3q.video

3q.video bietet Streaming on-demand an.

Wo finde ich die URL des Streaming-Players bei 3q.video?

1. Legen Sie ein 3q-Projekt an.

2. konfigurieren Sie Ihr Projekt.

3. Gehen Sie dann im Projekt in den Bereich „<> Embed-Code“ und dort auf „direkte Player URL“.

4. Kopieren Sie die dort angezeigte URL.

Wie bettet man den 3q-Streaming-Player in teambits ein?

1. Öffnen Sie Ihr teambits-Meeting.

2. Legen Sie ein teambits Meeting an oder gehen Sie in den Tab „Konfiguration“ eines bestehenden teambits Meetings.

3. Öffnen Sie das Dialog-Fenster „App-Integration“.

4. Wählen Sie hier den Typ „iFrame“.

5. Hier können Sie nun den kopierten Link des 3q-Video Player einfügen.

6. Klicken Sie auf ok.

Bitte beachten Sie: Die Einbettung von Drittanbieter-Anwendungen per iframe in teambits setzt voraus, dass die Cross-Origin-Embedder-Policy (COEP) eine Einbettung ermöglicht. Gegebenfalls müssen von teambits für Ihre Softwareinstanz Cross-Origin Ressource Sharing (CORS) Parameter gesetzt werden, um ein Funktionieren der Einbettung im Parallelbetrieb zur Einbettung von Zoom zu ermöglichen. Eine Einbettung von Drittanbieter-Anwendungen ist in jedem Fall nach Absprache mit teambits möglich.

17. Persönlicher Bereich

Sie kommen in Ihren Persönlichen Bereich, indem Sie oben rechts auf Ihren Account-Namen klicken.

17.1 Profil

In Ihrem Profil können Sie Ihre Daten wie Name, E-Mail-Adresse & Sprache anpassen.

Zudem können Sie sich mit dem Button “Andere Geräte abmelden”, auf allen Geräten außer dem aktuellen, aus Ihrem Konto ausloggen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie sich ein Gerät mit anderen Personen teilen und dort zuvor vergessen haben, sich auszuloggen.

17.2 Passwort

Unter dem Menüpunkt “Passwort” können Sie Ihr Passwort ändern. Geben Sie dazu Ihr neues Passwort 2 mal ein.

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie dieses jederzeit zurücksetzen. Klicken Sie dazu auf der Login-Seite unter der Anmeldemaske auf “Passwort vergessen?”. Sie erhalten dann eine E-Mail von uns, mit welcher Sie Ihr Passwort neu setzen können.

18. Technische Voraussetzungen

18.1 Teilnehmer

Für elektronische Abstimmungen benötigen Teilnehmer in in virtuellen, hybriden oder Vor-Ort-Veranstaltungen mit teambits ein internetfähiges Endgerät (Smartphone, Tablet, PC oder Laptop), die Kenntnis, den Browser des eigenen Gerätes zu bedienen und eine ausreichende Internetverbindung.

Weitere Angaben zu Betriebssystemen und Browsern finden Sie hier.

18.2 Moderation

Für die Moderation gelten die gleichen Voraussetzungen wie für die Teilnehmer. Empfohlen wird jedoch, ein tragbares Endgerät mit einem ausreichend großen Display zu verwenden (z.B. Tablet oder Laptop).

18.3 Veranstalter

Endgeräte

teambits unterstützt die meisten der heutzutage verwendeten Endgeräte mit aktuellem Browser.

Bei hybriden oder Vor-Ort-Veranstaltungen können Sie sich im Vorhinein entscheiden, ob Sie Ihre Teilnehmer mit Endgeräten ausstatten möchten oder diese ihre eigenen Endgeräte nutzen sollen (BYOD - “Bring your own device”).

Tipp: Auch bei BYOD Veranstaltungen empfehlen wir, einige Ersatzgeräte zur Verfügung zu stellen, falls Teilnehmer Ihr Gerät vergessen haben oder der Akku leer sein sollte.

Mietgeräte

Gerne statten wir Ihre Veranstaltung individuell mit Mietgeräten aus.

Tipp: Bei Mietgeräten kann, um unerwünschten Änderungen (wie z.B. das Setzen einer PIN) vorzubeugen, der “geführte Zugriff” aktiviert werden.

Mit dem geführten Zugriff kann ein Benutzer die Funktionen und Apps, die er verwenden möchte, auswählen und den Zugriff auf alle anderen Funktionen oder Apps einschränken. Außerdem kann der Benutzer bestimmte Bereiche des Bildschirms deaktivieren oder den Bildschirm auf eine einzelne App beschränken.

Gruppenarbeit

Um in einer Kleingruppe mit einem gemeinsamen Gerät zu arbeiten bietet sich an:

• iPad für 2-3 Personen

• Notebook bis zu 6-7 Personen

• Interaktives Whiteboard bis zu 10-15 Personen

Internetverbindung

Sowohl die Teilnehmer als auch die Moderation benötigen am Veranstaltungsort mit ihren Geräten eine stabile Verbindung. Klären Sie deshalb im Vorfeld ab, ob das vor Ort installierte WLAN ausreicht. Anhand der zu erwartenden Teilnehmerzahl berechnen Sie die Bandbreite, die das WLAN haben muss, um wirklich jeder und jedem gleichberechtigt einen zuverlässigen Zugang zum Internet zu ermöglichen.

Sollte die bestehende Internetverbindung des Veranstaltungsortes nicht ausreichen oder Sie sich unsicher sein, beraten wir Sie gerne und helfen wir Ihnen dabei, eine ausreichende Internetanbindung herzustellen oder das Abstimmungssystem direkt vor Ort und damit unabhängig von jeglicher Internetverbindung zu betreiben.

Bandbreite

Bitte beachten Sie, dass bei Live-Interaktionen wie Votings alle Teilnehmer gleichzeitig das Netzwerk verwenden, anders als z.B. beim Abrufen von Emails oder dem Browsen im Internet. Das WLAN muss daher für viele parallele Datenverbindungen mit kurzen Nachrichten ausgelegt sein. Bei Bereitstellung von Online-Material (Videos, Grafiken, Dokumente) sollte zusätzliche Bandbreite, beispielsweise für Video-Streaming, eingeplant werden.

Empfohlene Bandbreiten:

• Bis 250 Geräte: mind. 20 mbps

• Bis 500 Geräte: mind. 50 mbps

• Bis 1000 Geräte: mind. 100 mbps

• Bis 2500 Geräte: mind. 150 mbps

Frequenzbänder

Je nach Anwendungsszenario ist ein Mischbetrieb der beiden Frequenzbänder 2,4GHz und 5GHz erforderlich. Bei Veranstaltungen, bei denen Teilnehmer ihre eigenen Endgeräte nutzen, ist grundsätzlich davon auszugehen, dass Teilnehmer Endgeräte besitzen, die ausschließlich das 2,4GHz Frequenzband beherrschen.

Ist hingegen schon vor der Veranstaltung klar, dass es nur Endgeräte geben wird, die das neuere 5GHz Frequenzband beherrschen, sollte auf das ältere 2,4 GHz Frequenzband verzichtet werden.

WLAN-Controller

Generell empfiehlt es sich, ab dem Einsatz von 4 Accesspoints einen WLAN-Controller einzusetzen. Ein WLAN-Controller unterstützt bei Roaming, Band- und Clientsteering und ist die zentrale Konfigurations- und Logikeinheit in einem Netzwerk. Selbst kurzfristige Anpassungen des WLANs sind so kein Problem. Gerade bei stressigen Events kann der Einsatz eines WLAN-Controllers eine echte Erleichterung darstellen.

19. FAQ

19.1 teambits-Store

Ich habe im Store bestellt. Wann erhalte ich meinen Account?

Die Zugangsdaten für Ihren Account erhalten Sie bei Free-Accounts innerhalb von 15 Minuten. Bei den Paketen Basic und Advanced kann es bis zu einem Werktag dauern.
Wenn Sie im Bestellprozess ein späteres Bereitstellungsdatum angegeben haben, dann erhalten Sie die Zugangsdaten zu diesem Bereitstellungsdatum.

Ich habe meine Zugangsdaten vergessen. Was kann ich tun?

Sie können Ihr Passwort selbst zurücksetzen: Unter der Anmeldemaske zu Ihrem teambits Account gibt es den Button „Passwort vergessen?“. Dort können Sie Ihre E-Mail-Adresse angegeben. Dann bekommen Sie eine E-Mail von teambits mit einem Link zum Setzen eines neuen Passworts.

Gibt es besondere Preise für gemeinnützige Organisationen?

Ja! Als Non Profit, Verein oder Stiftung erhalten Sie teambits als IT-Spende über Stifter-helfen.de

Gibt es für Lehr- und Forschungskontexte besondere Preise?

Nein, das bieten wir momentan nicht an.

19.2 Veranstaltungen mit teambits

Wie viele Teilnehmer können an teambits Veranstaltungen teilnehmen?

Das ist je teambits Account ganz unterschiedlich. Vergleichen Sie unsere Produkte hier.
Mit teambits Free Accounts können bis zu 25 Geräte teilnehmen.

Wie viele Teilnehmer sind mit teambits maximal möglich?

Max. 2500 Teilnehmer können in einem Account gleichzeitig an Meetings teilnehmen.

Kann man teambits in ein vorhandenes Kunden-/Mitgliederportal einbinden und könnten vorhandene Daten in teambits genutzt werden?

Die teambits-Teilnehmeransicht kann per iframe in das Mitgliederportal eingebunden werden.

Mittels einer teambits API gibt es die Möglichkeit zur Übergabe von Login-Daten, Stimmgewicht usw. durch Ihr Portal an die teambits-Software. So würden die Teilnehmenden beim Anmelden für die teambits-Teilnehmeransicht automatisch erkannt und autorisiert, entsprechend der im Portal vorhandenen Daten.
In diesem Fall entfiele die Hinterlegung von Daten mittels Teilnehmerliste, denn diese Daten würden automatisch von Ihrem Portal an teambits übergeben.

Wie stelle ich bei einer hybriden Veranstaltung sicher, dass Teilnehmer vor Ort keinen Stream und keine Videokonferenz angezeigt bekommen?

Dies können Sie ganz einfach über die Teilnehmer-Eigenschaften mit Hilfe des Paramteres "onsite" definieren.

Welche Arten der Personalisierung werden angeboten?

Es gibt die Personalisierung mit PIN oder Passwort. Sie können auch weitere Felder (Name, Mitgliedsnummer, Geburtsdatum etc.) zur Identifikation der Teilnehmer einplanen.

Wie gestaltet man ein personalisiertes Onboarding mit teambits?

Sie können das Onboarding im Event auch nutzen, um Event-Informationen und Interaktionen Ihres Events auf einzelne Teilnehmende abzustimmen. Teilnehmer nutzen dazu einen persönliche PIN, welche Sie im Einladungsprozess versendet haben.

Teilnehmende können ihre Daten anpassen und DSGVO-konform über die Verarbeitung ihrer Daten im Event frei entscheiden. Viele Funktionen wie Teilnehmerchat, Agenda oder Interaktionen können dadurch wahlweise anonym oder personalisiert angeboten werden.

19.3 Digitale Wahlen

Unsere Satzung sieht eine digitale Wahl nicht explizit vor. Habe ich die Möglichkeit diese doch digital durchzuführen?

In der besonderen Situation der Pandemie hat der Gesetzgeber den Verantwortlichen von Kapitalgesellschaften, Genossenschaften und vereinsrechtlich verfassten Organisationen besondere Rechte zugestanden. Der Spitze Ihrer Organisation ist freigestellt, die Entscheidung für eine digitale Wahl zu treffen. Auch, wenn die Satzung diese Möglichkeit nicht explizit vorsieht.

Den Beschluss für eine virtuelle Versammlung mit digitalen Wahlen trifft typischerweise der Vorstand. Lassen Sie sich im Zweifel vom Justiziar Ihrer Organisation, einem Anwalt oder von Mitarbeitern Ihres Dachverbands beraten.

Welche technischen Voraussetzungen für digitale Wahlen mit teambits müssen gegeben sein?

Für elektronische Abstimmungen benötigen Teilnehmer in Versammlungen vor Ort ein internetfähiges Endgerät (Smartphone, Tablet oder Laptop) und Kenntnis, den Browser des eigenen Gerätes zu bedienen. Das Gleiche gilt für Sie als Versammlungsleitung oder Mitglied der Wahlkommission. Auch Sie benötigen ein internetfähiges Endgerät und eine Internetverbindung, um den Ablauf der Veranstaltung zu steuern. Weitere Infos zu den technischen Voraussetzungen finden Sie hier.

Wie kann ich Teilnehmer zu einer digitalen Wahl mit teambits einladen?

Zur Wahrung der satzungskonform erforderlichen Schriftform sowie der Einladungsfrist wird an die Mitglieder jeweils persönlich per Email oder per Brief eine Einladung versendet.

Wie ist mit teambits sichergestellt, dass Teilnehmer nur einmal abstimmen können?

Eine Vervielfachung der Stimmrechte durch die Anmeldung an mehreren Geräten ist ausgeschlossen, da der Server zwar die Anmeldung mit mehreren Geräten zulässt, jedoch je Wahlgang nur ein einzelne Stimmabgabe über eines der am Server angemeldeten Geräte zulässt. Sollte also ein Teilnehmer mehrere Geräte parallel nutzen, wird er nur an einem der Geräte abstimmen können und er wird hierfür auf allen anderen Geräten gesperrt werden. Eine Hintergehung dieses Mechanismus (etwa durch Löschen des Browser-Caches o.ä.) ist technisch nicht möglich. Lesen Sie hierzu mehr unter Zugangsberechtigung -> Nutzung mehrerer Geräte.

Kann man mit teambits Wahlen mit verschiedener Stimmgewichtung arbeiten?

Ja, dies können Sie über die Teilnehmer-Verwaltung definieren.

Kann eine Wahl mit teambits vollkommen geheim gehalten werden?

Ja, mit dem Meeting-Typ „Wahlen“ können Sie generell nur geheime Wahlen abhalten. Namentliche Zuordnungen sind zu keinem Zeitpunkt möglich. Denn die digitale Wahlurne und das gesamte System des Meeting-Typs „Wahlen“ speichert keine personenbezogenen Daten, die Rückschlüsse auf die jeweils abstimmende Person zulässt.

Wie kann ich mit teambits namentliche Abstimmungen durchführen?

Sollen oder müssen namentliche Abstimmungen durchgeführt werden, ist dies unter Verwendung des Meeting-Typs „Meeting“ möglich. Soll zwischen namentlichen und geheimen Wahlen gewechselt werden, ist hierfür die Anlage zweier teambits-Meetings notwendig, zwischen denen im Verlauf der Versammlung je nach Art des Wahlgangs durch setzen entsprechender Links gewechselt wird.

Kann ich mit teambits eine Personenwahl durchführen?

Bei einer Personenwahl stimmen die Wähler über einzelne Personen ab. Wahlleiter können die Anzahl der Mandate/Stimmen selbst definieren und bestimmen, welche Benutzergruppe an der jeweiligen Wahl teilnehmen darf.
Personenwahlen stehen Ihnen im Meeting-Typ „Wahlen“ zur Verfügung.

Kann ich mit teambits eine Listenwahl durchführen?

In einer Listenwahl stimmen die Wähler über eine vollständige Liste ab. Es ist nicht möglich, für einzelne Kandidaten der Liste abzustimmen.
Listenwahlen stehen Ihnen im Meeting-Typ „Wahlen“ zur Verfügung.

Kann ich während einer Wahl auch eine einfache Abstimmungen umsetzen?

Für einfache Abstimmungen während einer Wahl steht Ihnen auch die Interaktion Single/Multiple Choice-Abstimmung zu Verfügung.

Können unterschiedliche Berechtigungen bei einzelnen Abstimmungen abgebildet werden?

Ja, mit teambits haben Sie die Möglichkeit, jedem Teilnehmenden einzeln Berechtigungen zu erteilen, um festzulegen, dass nur vorher definierte Teilnehmer bestimmte Abstimmungen durchführen können. Diese Berechtigungen vergeben Sie im Wählerverzeichnis / Teilnehmer-Liste.

Wie kann ich Wahlberechtigte während der Veranstaltung einbeziehen - z.B. bei Aussprachen oder bei der Wahrnehmung von Rederechten?

Die teambits-Software bietet dem Versammlungsleiter auch Werkzeuge zur Durchführung von Aussprachen und Beratungen im Sinne der Wahrnehmung von Rederechten. Diese Wahrnehmung von Rederechten mit Hilfe von teambits betrifft nur schriftliche Wortmeldungen. Mündliche Wortmeldungen bzw. audiovisuelle Beiträge erfolgen typischerweise über eine in Verbindung mit teambits eingesetzte Webkonferenz-Lösung wie bspw. Zoom, Jitsi, WebEx, o.ä., die zusätzlich in Verbindung mit teambits genutzt werden kann.

Für Aussprachen oder die Wahrnehmung des Rederechts stehen mit Hilfe der Moderationswerkzeuge von teambits mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Die Interaktion „Moderierte Fragen (Q&A)“

• Die Interaktion „Freitextfrage & Clustern“

• Der Chat von teambits (nur im Paket Enterprise)

• Die teambits Social Wall (nur im Paket Enterprise)

Maximal transparent (und am wenigsten moderierbar) sind der Chat und die Social Wall.
Die Interaktion „Freitextfrage & Clustern“ gestattet alternativ hierzu eine moderierte Darstellung aller eingehenden Wortmeldungen, wobei bei Bedarf einzelne Wortmeldungen (etwa Beleidigungen) ausgeblendet werden können. Ausgeblendete Beiträge sind aber weiterhin Teil der Dokumentation.
Die Interaktion „Moderierte Fragen (Q&A)“ gestattet es der Versammlungsleitung, dem Publikum wahlweise nur ausgesuchte Wortmeldungen zur Kenntnis zu bringen.

Was versteht teambits unter der digitalen Wahlurne?

Die Excel-Datei wird typischerweise als „digitale Wahlurne“ aufbewahrt, um bei rechtssicheren Wahlen bspw. spätere, schiedsgerichtliche Auszählungen zu ermöglichen.

Wie kann man die Ergebnisse der Wahl sichern?

Sämtliche Wortbeiträge und abgegebene Stimmen fließen in das automatisch generierte Protokoll ein, das jederzeit wahlweise als HTML-Datei oder als Excel-Datei ausgegeben werden kann.

Typischerweise wird die HTML-Datei bei rechtssicheren Wahlen gedruckt und Teil des Veranstaltungsprotokolls zur Vorlage bspw. beim Amtsgericht etc.

19.4 Livestreaming & Videokonferenzen

Besteht die Möglichkeit, teambits mit einem Livestream oder einer Videokonferenz zu nutzen?

Ja, sowohl eine Übertragung via Livestream, als auch die Teilnahme via Videokonferenz (z.B. mit Zoom, Jitsi oder wonder) ist möglich.

Bei mir wird die Livestream- / Videokonferenz-Übertragungen nicht angezeigt, was kann ich tun?

• Prüfen Sie ob Gerät / Betriebssystem / Browser unterstützt wird. Informationen dazu hier.

• Möglicherweise wird die Übertragung von einer Firewall blockiert, wenn Sie z.B. aus einem Firmennetzwerk teilnehmen. Kontaktieren Sie die IT-Abteilung Ihrer Firma.

• Evtl. könnten auch aktivierte Browser-Plugins (z.B. Adbocker) die Übertragung verhindern.

• Evtl. kann auch ein Neuladen der Seite helfen.

Was kann ich tun, wenn die Übertragung ohne Ton abgespielt wird?

• Bestätigen Sie die Browseraufforderung, die Nutzung des Mikrofons zuzulassen.

• Stellen Sie sicher, dass ein Wiedergabegerät angeschlossen ist und alle Lautstärkeregler hochgedreht sind (sowohl der vom Livestream als auch der vom Gerät selbst).

• Prüfen Sie, ob ihr Gerät / Betriebssystem / Browser unterstützt wird. Informationen dazu hier.

• Evtl. kann auch ein Neuladen der Seite helfen.

Mein Mikrofon wird nicht erkannt, was kann ich tun?

• Bestätigen Sie die Browseraufforderung, die Nutzung des Mikrofons zuzulassen (nicht blockieren).

• Stellen Sie sicher, dass ein Mikrofon angeschlossen ist. Evtl. müssen Sie in den Einstellungen ein anderes Gerät wählen.

• Prüfen Sie, ob Gerät / Betriebssystem / Browser unterstützt wird. Informationen dazu hier.

• Evtl. kann auch ein Neuladen der Seite helfen.

Was kann ich tun, wenn mein Webcam-Bild nicht angezeigt wird?

• Klicken Sie unten auf den Button mit dem Video-Symbol „Video / Kamera starten“.

• Bestätigen Sie die Browseraufforderung, die Nutzung der Kamera zuzulassen.

• Stellen Sie sicher, dass eine Kamera angeschlossen ist. Evtl. müssen Sie in den Einstellungen ein anderes Gerät wählen.

• Prüfen Sie, ob Gerät / Betriebssystem / Browser unterstützt wird. Informationen dazu hier.

• Evtl. kann auch ein Neuladen der Seite helfen.

Bei mir wird der Livestream / das Zoom-Meeting / die Interaktionen nicht angezeigt, die Videos ruckeln. Was kann ich tun?

• Testen Sie Ihrer Internetverbindung: Auf fast.com können Sie die Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung ermitteln. Die Bandbreite sollte über 5 mbps liegen.

• Evtl. wird die Übertragung flüssiger, wenn Sie die Videoqualität verringern (nicht immer verfügbar).