GEMA Mitgliederversammlung mit teambits

Jährlich im Mai lädt die GEMA über 100.000 Mitglieder zu ihrer dreitägigen hybriden Mitgliederversammlung nach München oder Berlin bzw. zur weltweiten Online-Teilnahme ein. Seit 2023 kommt für die Abstimmungen und Wahlen sowie die Einbindung der Remote-Teilnehmer teambits zum Einsatz.

Besonders an der GEMA Mitgliederversammlung sind z.B. die Aufsplittung in verschiedenen Berufsgruppen (Kurien), die sich parallel versammeln sowie die Anbindung an das GEMA-interne Registrierungssystem und den GEMA-internen Authentifizierungsdienst, mit dem ein intuitiver Single-Sign-On (SSO) Prozess für die GEMA Mitglieder realisiert wird.

Keyfacts & Besonderheiten

Das Wichtigste im Überblick

Keyfacts

Über 100.000 stimmberechtigte Mitglieder
Wahlen und Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat
Beschlüsse über Satzungsänderungen, Anträge, Rechnungsabschluss
Geheime Stimmabgabe dank digitaler Wahlurne

Besonderheiten

Single-Sign-On (SSO) über zentrale GEMA-Mitgliederaccounts
Hybrid - Teilnahme vor Ort oder remote (direkt über teambits)
Parallele Versammlungen - Mit Dashboards für die Versammlungsleitung
Anbindung an GEMA-IT zur automatische Übertragung der Registrierungen
EventApp-Funktionen - Personalisierte Agenda und Terminbuchungen direkt in teambits

Insights zu den genutzten teambits Funktionen

Die Erfolgsfaktoren im Detail

Live-Abstimmungen und -Wahlen mit Stimmrechtsübertragung

Mitglieder können ihr Stimmrecht bei der Registrierung auf andere Mitglieder übertragen. Während der Abstimmung können Vertreter die eigene und die übertragenen Stimmen differenziert abgeben. Die Eingabe erfolgt über ein individuelles Stimmzettelformat nach den Vorgaben der GEMA Satzung.

Echtzeit-Auswertungen und Protokolle

Über Dashboards und Echtzeit-Auswertungen erhält die Versammlungsleitung jederzeit einen Überblick zu Anwesenheiten, Online-Status, Beschlussfähigkeiten, Abstimmstatus und Ergebnisse. Dies ist wichtig, um die Abläufe der parallel stattfindenden Berufsgruppenversammlungen jederzeit im Auge zu behalten. Nach Abschluss einer Versammlung wird jeweils ein unterschriftsfähiges Protokoll mit allen relevanten Informationen generiert.

Remote-Teilnahme in Echtzeit

Remote-Teilnehmer folgen der Versammlung über einen sog. Ultra-Low-Latency Livestream in Echtzeit. Sie sehen und hören alles was im Saal passiert und können live an allen Abstimmungen und Wahlen teilnehmen, ohne dabei das Fenster wechseln zu müssen.

Wortmeldungen & Videobeiträge

Durch die Möglichkeit von Präsenz-Wortmeldungen und Videobeiträgen für Remote-Teilnehmer wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer ihre Mitgliedsrechte optimal ausüben können.

Single-Sign-On (SSO) & API-Anbindung

Dank der Anbindung an die GEMA-IT können sich Mitglieder bei teambits direkt über ihre zentralen GEMA Accounts einloggen (Single-Sign-On), ohne zuvor separate Passwörter festzulegen. Neue Registrierungen werden via API automatisch an das teambits Wählerverzeichnis übertragen, sodass Mitglieder sofort ihren berufsgruppenspezifischen Zugriff inkl. ggf. an sie übertragener Stimmrechte erhalten. Auch Änderungen durch den Service-Desk im Versammlungssaal werden in Echtzeit übertragen und sind sofort live.

Personalisierte Agenda und Terminbuchungen

Mitglieder können direkt in teambits ihre personalisierte Agenda einsehen und anpassen. Zusätzlich können Nebenveranstaltungen und Beratungstermine an Infoständen der einzelnen Fachbereiche gebucht werden, ein Erfolgsfaktor für den effizienten Veranstaltungsablauf.

Regie & Live-Steuerung

Die Abstimmungen und Wahlen aller parallel stattfindenden Versammlungen werden durch erfahrene teambits Operatoren live gesteuert (teambits Live-Betreuung). Über Intercom besteht eine direkte Sprechverbindung zwischen den Regieplätzen der einzelnen Versammlungsräume, sodass Besonderheiten oder Änderungen im Ablauf sofort an alle Beteiligten kommuniziert werden können.

Auditierung und Nachvollziehbarkeit

Alle Aktionen von Mitgliedern und der Versammlungsleitung werden lückenlos auditierbar aufgezeichnet, um die rechtliche Nachvollziehbarkeit sicherzustellen und Vertrauen zu schaffen.