Vom 14. bis 16. Mai 2024 setzte die GEMA teambits für ihre hybride Mitgliederversammlung in Berlin ein. Die dreitägige Veranstaltung bot den 95.000 Mitgliedern der GEMA eine wichtige Plattform für Austausch und Entscheidungen. Im Mittelpunkt standen die Wahlen des Aufsichtsrates und der Delegierten sowie Diskussionen und Beschlussfassungen zu aktuellen Themen. Workshops und Panels zu Themen wie Nachhaltigkeit, mentale Gesundheit und Künstliche Intelligenz ermöglichten den Teilnehmern wertvolle Einblicke und Vernetzungsmöglichkeiten.
Das waren die Top 9 Erfolgsfaktoren, die mit teambits umgesetzt wurden:
🗳 Abstimmungen, Wahlen und Anträge:
Satzungsspezifische Abstimmungen, Wahlen und Anträge wurden sowohl vor Ort als auch remote rechtskonform durchgeführt.
💬 Wortmeldungen und Interaktion:
Teilnehmer konnten sich in Präsenz und remote zu Wort melden, was eine breite und inklusive Diskussion ermöglichte. So wurde sichergestellt, dass alle Stimmen gehört wurden, unabhängig von der Teilnahmeform.
🔁 Parallele Veranstaltungen:
Haupt- und Nebenveranstaltungen liefen parallel, wobei Informationen und Abstimmungsergebnisse auch zwischen Parallel-Veranstaltungen automatisch ausgetauscht wurden. Dies reduziert die Komplexität der Organisation und verhindert Informationsverlust.
⏱ Live-Auswertungen:
In Echtzeit wurden Anwesenheit, Beschlussfähigkeit und Quoren ausgewertet, was eine schnelle und transparente Entscheidungsfindung ermöglicht.
🔐 Single-Sign-On (SSO):
Teilnehmer konnten sich einfach und sicher über ihre zentralen GEMA Accounts einloggen, was den Zugang erleichterte und die Verwaltung vereinfachte.
📃 Content-Bereitstellung:
Die Buchung von Nebenveranstaltungen, eine personalisierte Agenda und weiterführende Infos zu den TOPs waren jederzeit verfügbar, was die Teilnehmer umfassend informiert hielt und den Informationsfluss optimierte, sodass alle Teilnehmer, egal ob vor Ort oder remote, gleichermaßen eingebunden waren.
📡 Live-Streaming:
Mit Ultra-Low-Latency wurde eine hybride Teilnahme in Echtzeit ermöglicht.
✅ Auditierung:
Alle Aktionen wurden lückenlos auditierbar aufgezeichnet, um die rechtliche Nachvollziehbarkeit sicherzustellen und Vertrauen zu schaffen.
🖥 Echtzeit-Registrierung:
Registrierungen, Akkreditierungen und Stimmrechtsvertretungen wurden dank der API-Anbindung in Echtzeit aus dem GEMA Registrierungssystem zu teambits übertragen, was den Prozess sowohl im Vorfeld als auch vor Ort am Service Desk erheblich beschleunigte und administrative Aufwände reduzierte.
Diese Mitgliederversammlung ist ein Paradebeispiel für die Möglichkeiten hybrider Veranstaltungen. Wir freuen uns auf weitere spannende Projekte!
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